beA Checkliste

Der Zeitpunkt der verpflichtenden aktiven Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches rückt näher. Wir möchten heute nochmals Ihre Aufmerksamkeit auf die notwendige Vorbereitung und Digitalisierung in Ihrer Kanzlei lenken. Spätestens ab dem 01.01.2022 wird die aktive Nutzungspflicht zum Austausch mit den Gerichten eingeführt.

In den vergangenen beiden Jahren wurden Sie bereits zur passiven Nutzung der Strukturen aufgefordert, in dem Ihnen rechtswirksam Schriftsätze, Ladungen etc. über die beA Eingangspostfächer zugestellt werden konnte. Der Gesetzgeber hat vorgesehen, dass ab dem 01.01.2022 ausschließlich elektronisch über die beA-Postfächer mit den Gerichten kommuniziert werden darf.

Wir haben für Sie einen Fragenkatalog zusammengestellt, mit dem Sie überprüfen können, ob Sie alle notwendigen Voraussetzungen zur vollständigen Nutzung des beA-Postfachs erfüllen.

• Sind alle Anwälte in der Lage elektronisch zu signieren?
  Hierzu muss das Postfach eingerichtet und die Signatur auf die beA Karte geladen worden sein.

• Gibt es definierte bzw. dokumentierte Prozessstrukturen in der Kanzlei?
  Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter in den beA-Workflow mit aufgenommen wird. Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter die entsprechenden Rechte für die Postfächer erhält.

• Sind alle Mitarbeiter im Umgang mit dem beA – Workflow geschult?
  Jeder Mitarbeiter im beA-Workflow hat den Umgang mit beA geübt und weiß, wie er beA-Nachrichten weiterverarbeiten kann.

• Sind Sie in der Lage, eingegangene beA-Nachrichten automatisiert über den E-Workflow von RA-MICRO zu verarbeiten?

• Ist die beA Schnittstelle in RA-MICRO mit Rechtsanwalts- und Mitarbeiterzertifikaten eingerichtet?
  Der Abruf von Nachrichten kann in RA-MICRO automatisiert werden. Die Nachrichten werden so automatisiert im Hintergrund heruntergeladen und die ständige Passworteingabe beim Einloggen entfällt.

• Werden die Strukturdaten (Protokolldaten) beim Versand einer Nachricht eingeholt?
  Laden Sie immer die Protokolldaten beim Versand und Empfang einer Nachricht herunter. Diese dienen Ihnen zum Nachweis. Wenn Sie die Anwaltssoftware RA-MICRO verwenden, informieren Sie sich über einen weitgehend automatisierten Vorgang.

• Können alle Dokumente auch in durchsuchbare/barrierefreie Dokumente gem. den Vorschriften der ERVV umgewandelt werden?
  Dokumente, die über beA versendet werden, müssen durchsuchbar gemacht werden. Verwendete Schriftarten sollten außerdem eingebettet werden. Es handelt sich also um ein PDF Dokument, in dem der Text durch eine Software erkannt und zum Dokument abgespeichert wurde.

• Haben Sie bereits Vertretungsregelungen in Ihrem beA Postfach definiert?
  Ist der Urheber des Schriftsatzes abwesend und soll dieser dennoch versandt werden, muss der vertretende Rechtsanwalt den Schriftsatz mit seiner eigenen elektronischen Signatur versehen.

Haben Sie Fragen zum Einsatz vom besonderen elektronischen Anwaltspostfach? Rufen Sie uns gerne an!