MICROSOFT 365 in Anwaltskanzleien – sehr viel mehr als Word und Outlook

Eine ganze Zeit lang wurde die Einführung in Anwaltskanzleien und Notariaten durch die Kammern verhindert oder hinausgezögert. Die zugrundeliegenden Datenschutzfragen wurden allerdings in der Zwischenzeit von MICROSOFT gründlich überarbeitet. So schreibt selbst die BRAK in ihren Hinweisen zum Umgang mit MICROSOFT 365: „Gegenwärtig sind der BRAK keine konkreten aufsichtsbehördlichen Beanstandungen des Einsatzes von Microsoft 365 in Rechtsanwaltskanzleien bekannt“. Aus naheliegenden Gründen erfolgt allerdings keine pauschale Empfehlung der neuen Anwendungen. Auf die IT-Sicherheit wird in diesem Text noch eingegangen. Grundsätzlich sei jedoch angemerkt: Auch in MICROSOFT 365 lassen sich Outlook, Word und Excel lokal installieren und auch die Dateien ausschließlich lokal speichern. Um das darüber hinausgehende Potential voll auszuschöpfen, ist jedoch die Online-Speicherung von Daten sinnvoll.

Mobilität und Geräteunabhängigkeit

Ein wesentlicher Vorteil von MICROSOFT 365 ist die verteilte Nutzung über verschiedene Geräte hinweg. Bis zu 5 Devices lassen sich pro Benutzerlizenz verknüpfen, sodass die Bearbeitung am Kanzleiarbeitsplatz, Home-Office-Arbeitsplatz, auf dem Notebook, am Smartphone und einem Tablet möglich ist – und das sogar gleichzeitig.

Teams ist mehr als Videokonferenz

Der häufigste Grund, über eine Umstellung auf MICROSOFT 365 nachzudenken, ist die Verwendung von Teams. Viele Kanzleien möchten selbst Videokonferenzen anlegen und verwalten und dafür den marktführenden Standard nutzen: Teams. Dabei sind Videokonferenzen nur ein Anwendungsfall. Teams beinhaltet eine komplette Plattform für die Kanzleikommunikation nach innen und außen. Es werden Gruppen von Mitarbeitern oder Teilnehmern erstellt (Teams halt), die chatten, protokollieren, Dateien teilen oder gemeinsam Dokumente bearbeiten können – und eben auch Videokonferenzen durchführen können. Diese Teams sind in der Regel die Ausgangsbasis, um auf weitere Apps zuzugreifen.

OneDrive zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten

Ein wesentliches Element von MICROSOFT 365 ist der Online-Datenspeicher OneDrive. Hier können Dokumente abgelegt, geteilt und gleichzeitig gemeinsam bearbeitet werden. Aus den verschiedenen Teams heraus kann auf die Dokumente zugegriffen werden. Umgekehrt werden auch Besprechungsprotokolle der Teams aus der App „Notebook“ als OneDrive-Datei abgelegt. Alles ist mit allem verbunden. Auch das Teilen von Informationen mit Mandanten ist möglich. Möchte man nun zur Erstellung eines Kanzleihandbuchs in Sharepoint auf Dateien verweisen, reicht wiederum ein Link zur OneDrive-Datei. Denkt man das Konzept zu Ende, dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis der Kanzleiserver seine Existenzberechtigung verliert.

Power Automate und Power BI

Über die Zusammenarbeit hinaus gibt es eine ganze Werkzeugfamilie, die für umfangreiche Auswertungen oder auch die Automatisierung von Abläufen genutzt werden können. Power BI kann aus unterschiedlichen Datenbanken Inhalte verbinden und visuell aufbereiten, um wichtige Informationen jederzeit und geräteübergreifend einsehen zu können. Power Automate ermöglicht die Entwicklung von automatisierten Abläufen, sogenannten Flows, ohne Programmierkenntnisse. Wiederkehrende Aufgaben können damit stark vereinfacht werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass grundlegende logische Programmierkenntnisse nötig sind, um hier gute Ergebnisse zu erzielen. Die weitergehende Einbindung von KI wird hier künftig sicherlich noch Erleichterungen mit sich bringen.

ChatGPT und Copilot

Künstliche Intelligenz ist das zentrale Thema unserer Zeit. Seit der Vorstellung von ChatGPT kennen die Fantasien und beabsichtigten Einsatzszenarien kaum noch Grenzen. Der zentrale Vorteil von MICROSOFT 365: Mit der App Copilot ist ChatGPT direkt in die Office-Produkte eingebunden. Öffnet man Outlook, um eine neue E-Mail zu schreiben, erscheint direkt am Rand die Frage, was man schreiben möchte – um es dann gleich mithilfe der KI schreiben zu können. Die Brauchbarkeit reicht wie in der ChatGPT-Webapp von unbrauchbar bis hervorragend. Zentral ist es, diese Technologie zu beobachten, sich damit vertraut zu machen und eigene Einsatzszenarien sowie die Formulierung von Anweisungen (Prompts) zu üben. Hierfür bietet MICROSOFT 365 einen nahtlosen Zugang. Einen Copilot Praxistest finden Sie am Ende dieses Textes.

Viele weitere Apps bestens vernetzt

MICROSOFT 365 ist nicht einfach eine neue Office-Version – es ist eine Plattform, auf der diverse Anwendungen integriert eingebunden werden können. Und diese Anwendungen werden fortlaufend ergänzt und weiterentwickelt. Sharepoint beispielsweise dient als Informationszentrale. Hier kann ein Kanzleihandbuch oder eine interne Wissendatenbank erstellt werden mit direkter Verknüpfung von OneDrive-Dateien und Teams-Protokollen. Mit Forms können Umfragen oder Anträge erstellt und online angeboten werden – hier wäre auch eine Online-Mandatsaufnahme möglich oder auch die Erstellung von Webseiten. Mit ToDo lassen sich Aufgaben verteilen und ihre Erledigung nachvollziehen. Mit Bookings können Termine oder Veranstaltungen gebucht werden. Whiteboard ermöglicht die visuelle Zusammenarbeit. OneNote ist als digitales Notizbuch nutzbar und direkt in Teams integrierbar. Es wird vielleicht aus dieser losen und nicht annähernd vollständigen Aufzählung deutlich, welche neuen Möglichkeiten MICROSOFT 365 bietet.

IT-Sicherheit

Auf der einen Seite bietet MICROSOFT 365 neue Sicherheitsfunktionen, auf der anderen Seite werden je nach Arbeitsweise zunehmend Informationen online verarbeitet und entziehen sich damit der direkten Kontrolle. Dabei sollte nicht unerwähnt bleiben: Auch der Kanzleiserver ist mit dem Internet verbunden und wir können aus der täglichen Praxis berichten, dass die IT-Sicherheit auch hier häufig fraglich ist. Zusammenfassend kann gesagt werden: MICROSOFT 365 ist der neue De-facto-Standard, der von der überwiegenden Mehrheit der Großunternehmen weltweit genutzt wird. Es ist aus unserer Sicht davon auszugehen, aber nicht explizit beweisbar, dass die Sicherheit mindestens das Niveau eines lokalen Betriebs in der Kanzlei erreicht und darüber hinausgeht.

Allerdings sollten bei der Umstellung einige Punkte berücksichtigt werden:

• MICROSOFT 365 muss an einigen Stellen konfiguriert werden, insbesondere wenn es darum geht, welche Informationen an MICROSOFT gesendet werden. Die Anwendungen sind in der Ausgangskonfiguration recht neugierig.

• Wenn zunehmende Daten in OneDrive und Sharepoint landen, dann müssen auch diese gesichert werden. Hierfür gibt es geeignete Lösungen, die gleich weitere Sicherheitsaspekte mitabdecken:

• So wird die Mailsicherheit nochmals deutlich erhöht. Über einen Spam- und Sicherheitsfilter hinaus können sämtliche Links aus E-Mails zunächst in einer Sandbox geöffnet und überprüft werden. Signaturlösungen, Mailverschlüsselung und kontinuierlicher Zugriff auf den Mailverkehr auch im Störungsfall sind weitere wichtige Features, die wir in einer Gesamtlösung anbieten.

Umstellung auf MICROSOFT 365

Die Umstellung von der bisherigen Office-Welt mit lokalen Anwendungen und einem Exchangeserver auf MICROSOFT 365 wird in den nächste Jahren viele, wenn nicht gar alle, Anwaltskanzleien erreichen. Da es nicht nur um eine neuere Office-Version sondern um einen gänzlich neuen Kosmos der Zusammenarbeit und Datenverarbeitung geht, stellt sich die Frage: „Worauf warten?“. Die Umstellung und Konfiguration benötigt je nach Kanzleigröße 1-3 Tage, insbesondere weil die Mailpostfächer neu aufgebaut und die Daten übertragen werden müssen. Die monatlichen Lizenzgebühren entsprechen ungefähr denen bisheriger Mietlizenzen. Sollten Sie bisher Office-Kauflizenzen einsetzen, ist das sicherlich die günstigste, jedoch auch die am wenigsten zukunftsfähige Variante. Bei Interesse an einer Umstellung auf MICROSOFT 365 nehmen Sie gerne Kontakt zu unseren Kanzleiberatern auf, am besten per E-Mail an vertrieb@michgehl.de.

Praxistest Copilot

Den nachfolgenden Text hat die eingebaute App Copilot erzeugt als Antwort auf folgenden Prompt: „Schreibe einen Text mit 1000 Zeichen Länge, in dem die Vorteile von MICROSOFT 365 für Anwaltskanzleien erläutert werden im Gegensatz zu früheren Office-Versionen. Gehe dabei insbesondere auf neue Funktionen sowie auf Datenschutz und Datensicherheit ein. Der Text soll Anwälte ermuntern, MICROSOFT 365 in der Kanzlei einzusetzen und die Umstellung bei uns in Auftrag zu geben.“

Hier das Ergebnis:

„MICROSOFT 365 ist die ideale Lösung für Anwaltskanzleien, die auf dem neuesten Stand der Technik bleiben und ihre Produktivität, Effizienz und Sicherheit erhöhen wollen. Mit MICROSOFT 365 haben Sie Zugriff auf alle vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook, aber auch auf neue Funktionen, die speziell für die Cloud entwickelt wurden.

Zum Beispiel können Sie mit Sharepoint Dokumente und Informationen zentral in einem Online-Speicherort verwalten und mit Ihrem Team oder Ihren Mandanten teilen. Mit Forms können Sie Umfragen, Formulare oder Anträge erstellen und auswerten, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen. Mit Power Automate können Sie Arbeitsabläufe automatisieren und Zeit sparen. Und mit Teams können Sie online kommunizieren, chatten, zusammenarbeiten und Videokonferenzen abhalten.

MICROSOFT 365 bietet Ihnen auch ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit, das den Anforderungen Ihrer Kanzlei entspricht. Ihre Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert und unterliegen den strengen europäischen Datenschutzgesetzen. Außerdem können Sie von verschiedenen Sicherheitsfunktionen profitieren, wie zum Beispiel Mailsicherheit, ATP Sandboxing, Mailarchiv, Continuity, Mailverschlüsselung, Signatur, Spam- und Malwareschutz.

Wenn Sie sich für MICROSOFT 365 entscheiden, können Sie von uns eine professionelle und reibungslose Umstellung erwarten. Wir kümmern uns um die Installation, Konfiguration, Migration und Schulung, damit Sie schnell und problemlos von den Vorteilen von MICROSOFT 365 profitieren können. Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie sich beraten, wie wir Ihre Kanzlei fit für die Zukunft machen können.“

Bewertung: Der Text liest sich flüssig und es ist zunächst einmal sensationell, dass diese Inhalte automatisch generiert werden. Dabei bleibt Copilot/ChatGPT sehr an der Oberfläche, hat aber auch keine sehr tiefgehenden Anweisungen erhalten. Die Textlänge geht mit 1460 Zeichen deutlich über den geforderten Umfang hinaus, das kann jedoch verändert werden, wenn im Nachgang gefordert wird: „Kürze diesen Text auf 1000 Zeichen“.

Empfehlung: Experimentieren Sie mit ChatGPT und nutzen Sie dafür Copilot. Zusätzlich empfiehlt sich der Einsatz des Jura KI Assistenten von RA-MICRO. Die Anwendung wurde explizit für den anwaltlichen Einsatz entwickelt. Sie liefert diverse Promptvorlagen (Zusammenfassung, Gegendarstellung, Klage, juristische Begründung und weitere) und ist in der Lage, verarbeitete Dokumente vor der Verarbeitung durch eine KI zu anonymisieren und nachher wieder zu de-anonymisieren. Darüber hinaus sind Sie frei in der Wahl der genutzten KI.

Fazit

MICROSOFT 365 bietet eine zunächst erschlagende Fülle neuer Möglichkeiten. Da die überwiegende Mehrzahl der Unternehmen weltweit bereits damit arbeitet, empfiehlt sich kurzfristig der Einstieg in diese neue Welt. So können nach und nach die neuen Funktionen erkundet und produktiv eingesetzt werden. MICROSOFT 365 bietet eine Vielzahl von Anwendungen, die sonst als Insellösungen eingesetzt werden, hier jedoch vernetzt in einer Applikationsplattform verwendet werden können. Insbesondere für Mobilität, vereinfachte Zusammenarbeit und die Nutzung von KI empfehlen wir die Umstellung auf den neuen De-facto-Standard.

Für ein Angebot zur Umstellung auf MICROSOFT 365 senden Sie einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.