Die 10 Gebote der Datensicherung

§ 1: Rekonstruktion: Führen Sie regelmäßig, mindestens alle 12 Monate, eine Rekonstruktionsübung durch und stellen Sie die Daten auf einem externen Testsystem wieder her. Nur so wissen Sie, ob es wirklich möglich ist und wie lange es dauert.

§ 2: Verschlüsselung: Führen Sie Datensicherungen, insbesondere außerhalb der Kanzleiräume nur verschlüsselt durch. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass Ihr gesamter Datenbestand in falsche Hände gerät.

§ 3: Zwei Orte: Sichern Sie Ihre Daten an unterschiedlichen physikalischen Orten, insbesondere um den Untergang durch Elementargefahren oder Diebstahl zu verhindern.

§ 4: Automatisierung: Niemand sollte bei der Datensicherung tätig werden müssen. Gerade im Urlaub oder bei Mitarbeiterwechsel wird es dann einfach vergessen und zusätzlich kostet es jeden Tag Zeit, wenn auch nur ein paar Minuten.

§ 5: Generationen: Sichern Sie Ihre Daten in möglichst vielen, mindestens aber dreißig Datenbeständen verschiedener Tage. So können Sie im Notfall auf die letzte nicht infizierte Sicherung zugreifen.

§ 6: Archive: Richten Sie monatliche Archive ein, um gemeinsam mit den dreißig Generationen aus § 5 eine lückenlose Kette von Sicherungen aufzubauen.

§ 7: Keine Transportmedien: USB-Sticks, Wechselfestplatten und CDs sind dazu gedacht, Daten von A nach B zu bringen, nicht aber zur dauerhaften Speicherung und Sicherung.

§ 8: Datensicherungskonzept: Halten Sie schriftlich fest, wer was wie wann und wo sichert.

§ 9: Notfallkonzept: Legen Sie in einem Dokument fest, wer im Notfall was unternimmt und wie lange es dauern darf und erproben Sie dieses Konzept regelmäßig.

§ 10: Drücken Sie sich die Daumen, wenn Sie §§ 1-9 nicht beherzigen. Die Hoffnung stirbt zuletzt.

Konkrete Lösungen: Wie lassen sich diese Vorgaben nun in der Praxis umsetzen?

- Network Attached Storage (NAS): Ein wichtiger Baustein in der Datensicherung auf Hardwareseite ist die NAS-Station. Hier ist viel Platz zum Sichern mehrerer Generationen und Archive. Da die Station in der Kanzlei steht, ist auch die Datenwiederherstellung zügig umgesetzt. Nun benötigen wir noch eine Ergänzung außerhalb der Kanzlei.

- Online-Backup: Eignet sich hervorragend, um sehr viele Generationen und Archive anzulegen, da der Speicherplatz praktisch unbegrenzt ist. Da die Sicherung verschlüsselt erfolgt, ist sie auch berufsrechtskonform.

- Bänder: Eine weitere Möglichkeit zur Sicherung außer Haus ist die Mitnahme von Sicherungsbändern. Hier ist dann umso penibler darauf zu achten, dass die Sicherung verschlüsselt ist und dass sie auch wirklich mitgenommen wird.

- Vertrag mit IT-Dienstleister: Datensicherung ist ein laufender Service, keine einmalige Investition. Daher benötigen Sie einen IT-Dienstleister, der sich im Rahmen eines Vertrages durchgehend um die Sicherung kümmert, die Funktion sicherstellt und Rekonstruktionen durchführt.

Dieser Artikel ist Bestandteil des 29-seitigen Leitfadens zur Digitalisierung der Anwaltskanzlei unseres Geschäftsführers Dipl.-Kfm. Holger Esseling, der bereits zahlreiche Kanzleien bei der Digitalisierung begleitet hat. Für Empfänger unseres Newsletters steht der Leitfaden kostenfrei zur Verfügung. Senden Sie einfach eine Mail an h.esseling@michgehl.de und wir senden Ihnen den laufend aktualisierten Leitfaden gerne zu.