Die digitale Kanzlei in der Praxis
Die Umstellung der Kanzleiarbeit auf elektronische Aktenhaltung und digitale Prozesse steht in vielen Anwaltskanzleien ganz oben auf der Wunschliste. Gerade die Coronakrise hat diese Zielsetzung noch einmal verstärkt – Home Office und Kontaktbeschränkungen sind in der analogen Welt erhebliche Störfaktoren, in der digitalen Kanzlei jedoch weitgehend irrelevant. Die Umsetzung der angestrebten Digitalisierungsprojekte stockt dennoch in vielen Anwaltskanzleien. Meistens scheitert sie an mangelnder Entschlossenheit der Entscheider: „Bringt uns das wirklich was?“, „Überfordert das nicht meine Mitarbeiter?“, „Wie gehe ich so ein Projekt überhaupt an?“ – solche berechtigten Fragen erreichen uns regelmäßig. Die beste Antwort, die wir liefern können, ist ein Besuch bei der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff in Bottrop. Hier wurde bereits zu Beginn des Jahres 2018 ein Digitalisierungsprojekt gestartet, das wir beratend und unterstützend begleiten durften. Im Ergebnis arbeitet die Kanzlei heute vollständig digital mit Ausnahme einzelner Dokumente, die gerade im Notariat nun einmal bestehen bleiben. Einen detaillierten Einblick in die Kanzlei und das Digitalisierungsprojekt finden Sie im Bericht zur ersten Veranstaltung in der Kanzlei im Jahr 2018.
Daher freuen wir uns sehr, dass wir zum mittlerweile vierten Mal zu Gast in Bottrop sein durften. Corona-bedingt haben wir das Konzept der Veranstaltung verändert und die Teilnehmer stündlich in 10er-Gruppen durch die Räumlichkeiten geführt. Diese Anpassung werden wir auch in Post-Corona-Zeiten grundsätzlich beibehalten, da es allen Beteiligten noch besser als sonst ermöglichte, intensive Gespräch zu führen und die digitale Kanzlei in der Praxis wirklich kennenzulernen. Mit knapp 100 Anmeldungen war auch diese Veranstaltung wieder hoffnungslos überbucht, so dass wir einige Kanzleien auf unser virtuelles Anwaltsforum Mitte Oktober verweisen mussten. Der Rundgang bot den Teilnehmern tiefe Einblicke in die Arbeit vor Ort, bereichert um anwesende Technologiepartner der Kanzlei.
Scan und Zuordnung: Um die digitalen Prozesse der Kanzlei bestmöglich nachvollziehen zu können, empfiehlt Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH: „Stellen Sie sich einfach vor, Sie wären ein Dokument – und gehen Sie dann einmal von Platz zu Platz“. Dieser Weg beginnt naturgemäß am Empfang. Wie werden die Dokumente eingescannt? Welchen Nutzen hat der eingesetzte Barcodescanner? Welche Scanner eignen sich am besten? Wie erfolgen die Zuordnung zur Akte und das Notieren von Fristen und Terminen? All diese Fragen können die Mitarbeiterinnen der Kanzlei direkt aus der Praxis beantworten. Denn häufig sind es kleine Veränderungen im Verarbeitungsprozess, die wirkliche Arbeitserleichterung ermöglichen.
Arbeiten als Anwalt und Mitarbeiter: Genauso verhält es sich mit der weitergehenden Bearbeitung durch Berufsträger und Mitarbeiter. Ist der RA-MICRO E-Workflow technisch sauber eingerichtet? Welche Aktenstrukturen und Abläufe wurden im Vorfeld festgelegt? Wie werden Diktate erstellt und verarbeitet? Funktioniert die Kommunikation über das besondere elektronische Anwaltspostfach? Zu diesen Fragestellungen zeigen die Kanzleimitarbeiter und -inhaber gerne ihre Arbeitsweise, die sie in den letzten knapp drei Jahren entwickelt haben.
Deutsches Anwaltsrechenzentrum lokal: Eine häufig gestellte Frage der Teilnehmer lautet: „Was haben Sie hier denn für eine IT-Infrastruktur?“. Schließlich ist es für einige Besucher ein ungewohntes Bild, dass alle Anwendungen flüssig und schnell laufen und zudem noch mobil verfügbar sind. Die Antwort: „Wir nutzen die Technik des Deutschen Anwaltsrechenzentrums – nur lokal in der Kanzlei installiert“. Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum bietet Anwaltskanzleien höchste Sicherheit und Verfügbarkeit der Kanzlei-IT und übernimmt dabei selbst die Verantwortung für den Betrieb – entweder im Düsseldorfer Rechenzentrum oder lokal in der Kanzlei. So müssen sich die Kanzlei-Verantwortlichen nicht mehr um die IT kümmern und haben eine performante Grundlage für die Digitalisierung gelegt.
Kommunikationslösungen für die digitale Kanzlei: Ein besonders wichtiger Kommunikationskanal, auch und gerade in Zeiten eingeschränkter Mobilität, ist das Telefon. Mittlerweile geht die Kanzleikommunikation jedoch weit über das Hören und Sprechen hinaus. Um das gesamte Portfolio für RA-MICRO Anwaltskanzleien abzudecken, haben Franz-Josef Michgehl und Nils Kathagen die MIKATEL GmbH gegründet. Franz-Josef Michgehl macht als ausgewiesener Kanzlei-Experte seit über 30 Jahren Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Zusammen mit dem Telefonie-Spezialisten Nils Kathagen bilden sie ein hervorragendes Team, um IP-Telefonanlagen und Kommunikationssysteme nicht nur zu vertreiben sondern exakt auf die Bedürfnisse von RA-MICRO Kanzleien maßzuschneidern und mit den entsprechenden Schnittstellen zu versehen. Das Ergebnis sind sichere Kommunikationslösungen, die sich nahtlos in Ihre RA-MICRO Infrastruktur einfügen. Einen Überblick der Leistungen von Telefonie über Videokonferenzen und Online-Terminvereinbarungen finden Sie hier.
RA-MICRO vOffice: Als direkte Ansprechpartner waren wie gewohnt auch Rechtsanwalt Jan Lehniger (RA-MICRO) und Rechtsanwalt Sebastian Wolter (Dicatnet) vor Ort. In ganz ungewohnter Weise jedoch waren sie nicht physisch präsent sondern über eine vOffice-Videokonferenz zugeschaltet. Das wiederum hat technisch gewohnt gut funktioniert und war inhaltlich eine Bereicherung . vOffice steht allen Anwaltskanzleien kostenfrei zur Verfügung und ist bereits in RA-MICRO integriert. Dabei handelt es sich um eine dezentrale Lösung, die ohne zentralen Server auskommt und nur die einzelnen Arbeitsplätze miteinander verbindet. Die Bedienung ist sehr intuitiv und kann sowohl für Videotelefonate und -konferenzen von Anwalt zu Mandant als auch intern genutzt werden.
Zusammengefasst war die Veranstaltung für alle Beteiligten einmal mehr ein informatives Erlebnis. Hardware, Software, Abläufe und einige technische Innovationen wurden vorgestellt und diskutiert, begleitet von erlesenem Fingerfood und Getränken. Wenn Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten, holen Sie sich die entsprechenden Informationen doch in unserem virtuellen Anwaltsforum, das an mehreren Terminen im Oktober kostenlos stattfindet: Zur Terminübersicht und Anmeldung.Wir danken der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff für die Gastfreundschaft und Unterstützung und freuen uns auf viele weitere gemeinsame Veranstaltungen und Aktivitäten.