Die digitale Kanzlei in der Praxis – Anwaltsforum bei Badde & Partner in Bottrop am 28.09.2018

Geschichte trifft Zukunft: So könnte sich das Anwaltsforum „Die digitale Kanzlei in der Praxis“ am 28. September 2018 für den einen oder anderen Besucher angefühlt haben. Die Rechtsanwälte Badde & Partner haben die 1874 erbaute Luggesmühle zu neuem Leben erweckt und dort unter Beachtung des Denkmalschutzes eine moderne und stilvolle Anwaltskanzlei errichtet. Doch damit nicht genug: Seit 2017 dürfen wir die Kanzlei bei der Digitalisierung begleiten und nun auch anderen Berufsträgern als Vorbild und Praxisbeispiel für den elektronischen Rechtsverkehr präsentieren.

Kurz nach der Einladung war bereits klar, dass wir gar nicht alle Anmeldungen in dem lebendigen Denkmal unterbringen können, so groß war die Nachfrage. Von fast 100 Anmeldungen konnten wir jedoch 50 Teilnehmer nach Bottrop einladen, um sich die Arbeitsabläufe einer digitalisierten Kanzlei hautnah anzusehen. (Für alle anderen haben wir einen Zusatztermin am Freitag, den 26.10.2018 in Düsseldorf eingerichtet, zu dem Sie sich gerne formlos per E-Mail an info@michgehl.de anmelden können).

Bereits im Januar 2017 haben die Kanzlei Badde & Partner und die Michgehl & Partner GmbH für einen gemeinsamen Kick-Off Workshop für einen Tag lang die Türen die Kanzleitüren verschlossen. Bereits ab dem 1. April 2017 wurden dann die Papierakten aus dem Umlauf entfernt und fortlaufend die Prozesse verbessert. Wir möchten an dieser Stelle die wesentlichen Erkenntnisse dieses Digitalisierungsprojekts zusammenfassen. Sehen Sie sich hierzu auch gerne das rechts verlinkte Video an.

Projektmanagement: Die Basis des Digitalisierungsprojekts

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind in der Regel zu sehr beschäftigt, als dass sie nebenher noch ein Projekt aufsetzen und leiten könnten. Zudem wird die Entscheidung durch mehrere Entscheidungsträger erschwert. Im Ergebnis werden gerade längerfristige, innovative Projekte aufgeschoben. Abhilfe schafft hier die Begleitung und Beratung durch einen erfahrenen Projektmanager. Dieser bringt Erkenntnisse aus anderen Projekten mit, führt die Kanzlei durch einen strukturierten und dokumentierten Prozess und bindet alle Entscheider und Mitarbeiter in das Projekt ein. Bei der Kanzlei Badde & Partner hat sich Michgehl-Geschäftsführer Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Projektleiter eingebracht und Michgehl-Kanzleiberaterin Jasmin Walkowiak als Schulungskraft und Prozessberaterin eingebunden.

Kick-Off Workshop: Ziele und Prozesse definieren und alle Beteiligten einbinden

Den Start eines Digitalisierungsprojekts bildet ein Kick-Off-Workshop. Hier werden, wie auch in Bottrop geschehen, zunächst die Ziele des Projekts geklärt und schriftlich definiert. Darüber hinaus werden alle wesentlichen Arbeitsabläufe aufgenommen und im Anschluss in neue, digitale Prozesse umdefiniert. An dieser Stelle ist es wichtig, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, um Widerstände frühzeitig zu erkennen und entweder aufzulösen oder berechtigte Änderungswünsche aufzunehmen. Um die Übersicht für alle Beteiligten zu erhöhen, wird ein Zeitplan aufgesetzt und ein Maßnahmenplan abgeleitet, der sodann mit den anfallenden Kosten versehen wird. Auf dieser Basis können alle Entscheidungen getroffen werden, um mit dem Projekt zu beginnen. In der Regel nimmt die Schaffung dieser Grundlagen einen Tag in Anspruch zuzüglich Vor- und Nachbereitung durch den Projektleiter.

Der Scanprozess: Ausgangspunkt der Kanzlei-Digitalisierung

Digitalisierung beginnt beim Einscannen: Werden hier Fehler gemacht, ziehen sie sich durch das gesamte Projekt. Ein Scanner sollte dabei mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Stapelscan, Duplexscan, OCR-Texterkennung (kann auf dem Server erfolgen), Netzwerkfähigkeit, Erzeugung von pdf/a statt Bilddateien. Mindestens genauso wichtig ist der räumliche Aufbau: Stehen sich Mitarbeiter im Weg, wenn morgens die gesamte Eingangspost eingescannt wird? Wie weit sind die Wege? Was passiert mit den eingescannten Dokumenten? Hier empfiehlt sich aus der Praxis heraus eine Aufbewahrung nach Tagen sortiert.

Zuordnung zur Akte: Strukturen und Lösungen für saubere Abläufe

Neben dem Einscannen müssen noch ein paar wesentliche Aufgaben direkt zu Beginn vorgenommen werden: Stempeln, Fristen notieren, Zuordnung zur richtigen Akte, Kennzeichnung von Anlagen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Schriftsätze so selten wie möglich angefasst werden müssen, im besten Fall genau einmal. Dazu sind jedoch einige Fragen zu klären: Wer nimmt die einzelnen Schritte jetzt und zukünftig vor? Welches Qualifikationsniveau ist jeweils erforderlich? Können die Schritte zentralisiert werden oder müssen sie z.B. dezernatsweise vorgenommen werden? Welche Aktenstruktur liegt der digitalen Arbeit zu Grunde? Die Kanzleisoftware bietet vielfältige Möglichkeiten: Unterordner automatisch anlegen, Farben und Kategorien, Tags und Symbole, um eine bessere Übersicht zu schaffen. Hier ist ein gemeinsamer Workshop sinnvoll, um sich auf einheitliche Strukturen zu einigen. Es existieren einige Softwarelösungen am Markt, um die Zuordnung von Schriftstücken zur Akte zu erleichtern. Getestet haben wir bisher die automatische Erkennung und Zuordnung durch EPauto und EPstapel der Blum Datentechnik GmbH sowie die Barcode-basierte Scanlösung LaxScan der Lederer GmbH. Beide Lösungen können den Prozess deutlich vereinfachen. Die Auswahl der passenden Lösung hängt jedoch von den Gegebenheiten in der Kanzlei ab.

Arbeiten mit der elektronischen Akte: Schulung und Übung

Sobald die Dokumente zur Akte hinzugefügt wurden, werden sie an die Postkörbe der jeweiligen Sachbearbeiter, in der Regel zunächst der Berufsträger, gesendet. Auch hier sind die entsprechenden Strukturen für einen schnellen Überblick zu schaffen. In der Praxis bewährt hat sich die Ausstattung jedes Arbeitsplatzes mit zwei Monitoren – einem für die Kanzleisoftware und einem für das jeweils aktuelle Dokument. Die folgenden Schritte entsprechen grundsätzlich der papierbasierten Vorgehensweise: Verfügungen, Notizen und Wiedervorlagen können direkt in der Kanzleisoftware oder auf dem Weg des digitalen Diktats vorgenommen werden. Mit einem wichtigen Unterschied: Alle Akten sind zu jeder Zeit von jedem Sachbearbeiter einsehbar, Änderungen können nachverfolgt werden und es kann eingesehen werden, wer welche Verfügung wann erledigt hat. Zudem verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich, da die Informationen nicht erst durch die Kanzlei getragen werden müssen, sondern allen Beteiligten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Am Ende des elektronischen Workflows steht der Versand von Schriftstücken. In der Kanzleisoftware gibt es einen Postausgang, in dem freizugebende und zu signierende Dokumente gesammelt werden und dann entsprechend abgesegnet werden zum Versand per beA, E-Brief, E-Mail, Fax oder Post. All diese Schritte im elektronischen Workflow werden täglich von fast allen Sachbearbeitern genutzt, daher ist die Wahl einer geeigneten Kanzleisoftware von großer Bedeutung. Sie sollte möglichst viele Möglichkeiten zur Individualisierung der Ansichten und Abläufe bieten und funktionierende Schnittstellen zu allen Empfangs- und Versendestellen enthalten (beA, EGVP, E-Mail, Fax, Post etc.). Wir empfehlen aufgrund des riesigen Funktionsumfangs, der permanenten Weiterentwicklung und größten Verbreitung Deutschlands meistgenutzte Kanzleisoftware RA-MICRO.

Automatisierung: Das eigentliche Ziel der Digitalisierung

Die Abschaffung von Papierakten in der Kanzlei ist nur ein erster Schritt auf dem Weg zu weiteren Veränderungen: Liegen alle Informationen erst einmal digital vor, lassen sich Arbeitsabläufe vollständig oder teilweise automatisieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Jeder repetitive Prozess kann automatisiert werden. Bei der Kanzlei Badde & Partner haben wir beispielsweise die Dokumentenerstellung im Notariat dramatisch vereinfacht: Wurde die Notarakte einmal vollständig angelegt, lässt sich z.B. ein Hauskaufvertrag innerhalb von 10-15 Minuten erstellen. Alle benötigten Felder zur Individualisierung zieht sich das Dokument direkt aus der Datenbank und fügt sie an den entsprechenden Stellen ein. Neben der höheren Geschwindigkeit führt dies auch zum Ausschluss von Flüchtigkeitsfehlern beim Kopieren oder Abtippen.

Mobiles Arbeiten: Mehr Freiheit für Berufsträger

Neben der Vereinfachung von Arbeitsabläufen bietet die Digitalisierung, richtig umgesetzt, einen weiteren wesentlichen Vorteil: Sie können arbeiten, wo und wann Sie möchten. Steht ein Internetzugang zur Verfügung, ist der Zugriff auf den Arbeitsplatz vollumfänglich wie in der Kanzlei möglich. Sollte einmal kein Netz zur Verfügung stehen, was in einigen Gerichten noch der Fall ist, dann wird die Akte einfach im Vorfeld mitgenommen, genau wie bei der Papierakte. Hierzu stehen wiederum verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder wird die Akte strukturiert mit Unterordnern lokal auf ein Notebook kopiert oder es wird eine Anwendung wie die RA-MICRO Anwalts-App genutzt, an die Akten gesendet werden und mobil bearbeitet werden können.

IT-Sicherheit, Verfügbarkeit, Datenschutz: Notwendige Nebenbedingungen

Neben den Abläufen und der Software darf auch das Fundament nicht aus den Augen gelassen werden: Die IT-Infrastruktur. Im Zuge der Digitalisierung wird deren Leistung und Verfügbarkeit zum kritischen Engpass. Steht die IT, steht die Kanzlei. Zudem unterliegen alle digitalen Schriftstücke und Datenbanken den strengen Vorschriften des Straf-, Berufs- und Datenschutzrechts. Auch hier ist externe Unterstützung sinnvoll, um durch ein Audit die bestehende Infrastruktur zu beurteilen und notwendige Maßnahmen abzuleiten. Ziel muss eine leistungsfähige und sichere IT-Landschaft sein, die auch nach einem Totalausfall im Notfall schnell und zuverlässig wieder hergestellt werden kann. Das Leistungs- und Sicherheitsniveau korreliert stark mit den Kosten des IT-Systems und sollte nach einer Bestandsaufnahme und Dokumentation schriftlich erarbeitet werden in Form von IT-Konzept, Sicherheitskonzept und Notfallplan.

Fazit: Verbesserte Abläufe und Außenwirkung

All diese Punkte wurden in der Kanzlei Badde & Partner erfolgreich umsetzt. Die Kanzlei arbeitet nach dem Scanvorgang vollständig papierlos. Selbstverständlich gab es zu Beginn Reibungsverluste und Umgewöhnungsprozesse. Auch mussten einige Strukturen und Software-Lösungen erst in der Praxis erprobt werden, bevor die Entscheidung für oder gegen die Nutzung getroffen werden konnte. Im Ergebnis jedoch sind alle Beteiligten sehr zufrieden mit der Kanzlei-Digitalisierung. Hervorgehoben werden insbesondere die schnellere und übersichtlichere Arbeitsweise, aber auch die positive Außenwirkung auf Mandanten und potentielle Mitarbeiter, die von einer innovativen, digitalen Kanzlei ausgehen. Wir freuen uns, die Kanzlei Badde & Partner bei der Digitalisierung begleiten zu dürfen und wir bedanken uns für die hervorragende Veranstaltung in ihren Räumlichkeiten. Bilder, Videos und Interviews von der Veranstaltung werden zur Zeit aufbereitet und an dieser Stelle nachgereicht.

Dürfen wir auch Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei begleiten? Senden Sie uns Ihre Anfrage, gerne formlos an info@michgehl.de . Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen.