DSGVO-konforme E-Mail Verschlüsselung

Über 100 Beratungen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben wir nun in Anwaltskanzleien durchgeführt. Zwei Themen sind dabei ausnahmslos auf der Liste unerledigter, aber notwendiger Aufgaben gelandet: Die Verschlüsselung und die revisionssichere Archivierung von E-Mails. Für beide Anforderungen haben wir eine Lösung, die wir Ihnen nachdrücklich ans Herz legen, um sowohl der DSGVO als auch den GoBD zu entsprechen.

Verschlüsselung und Archivierung

E-Mails können relativ leicht unbefugt mitgelesen werden – das gehört heute zum Grundlagenwissen, wird jedoch weitgehend ignoriert. Gerade bei Mandatsdaten fordern jedoch Datenschutz- und Berufsrecht seit geraumer Zeit, den aktuellen Stand der Technik umzusetzen. In Kombination mit der Pflicht zur E-Mail Archivierung, die seit 1.1.2017 aufgrund der GoBD besteht, empfehlen wir folgende Lösungen, die Sie mit nachfolgendem Buchungsblatt direkt bestellen können.

• Erzwungene TLS-Verschlüsselung: Hierbei wird der Transportweg der E-Mail verschlüsselt. So sind auch Metadaten und Empfängerdaten verschlüsselt. Sollte der Mailserver des Empfängers nicht in der Lage sein, verschlüsselt zu empfangen, wird die Mail in einem WebSafe gespeichert und der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link sowie einen PIN-Code vom Empfänger, um sie auf verschlüsseltem Wege abzuholen.
• S/MIME-Verschlüsselung: Diese Lösung verschlüsselt den Inhalt einer Mail. Die Nachricht wird beim Absender verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt und erhält damit die höchste Sicherheit für unbefugten Zugriff. Der normalerweise komplizierte Schlüsselaustausch, der dafür notwendig ist, wird hier besonders einfach gelöst: Eine leere Mail wird zwischen Absender und Empfänger hin- und hergeschickt – im Anschluss kommunizieren sie dauerhaft verschlüsselt, falls beide über ein S/MIME Zertifikat verfügen.
• E-Mail Archivierung: Um ein- und ausgehende E-Mails und insbesondere Rechnungen zweifelsfrei im unveränderten Zustand ansehen zu können, benötigt jede Kanzlei eine E-Mail Archivierung.

Jetzt den geforderten Stand der Technik umsetzen

Unsere klare Empfehlung lautet: Setzen Sie alle drei Maßnahmen zusammen und möglichst bald um. Nur so entsprechen Sie dem geforderten Stand der Technik und signalisieren Ihren Geschäftspartnern und Mandanten zudem, dass Sie eine professionelle Anwaltskanzlei mit höchsten Ansprüchen sind. Um den Anreiz zu steigern, schenken wir Ihnen die ersten zwei Monatsgebühren bei Buchung bis zum 15.07.2018.