elektronische Rechnung - RA-MICRO Briefköpfe müssen angepasst werden

Zum 01.01.2025 gibt es die Neuregelungen zu elektronischen Rechnung. 
Dabei gilt für die Definition der elektronische Rechnung (E-Rechnung), dass diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wird. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, gelten als sonstige Rechnungen. Bei RA-MICRO muss bei den meisten Kanzleien in erster Linie der sog. Direktdruck-Briefkopf angepasst werden, um die Übertragung in die elektronischen Rechnungen zu gewährleisten. 
Eine Übergabe der E-Rechnungen an Word / KTV ist nicht möglich. Für die Erstellung der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF) wird der Briefkopf für den Direktdruck verwendet, der auch auf der letzten Vorschauseite vor der Rechnungserstellung bereits angezeigt wird. Um eine rechtskonforme E-Rechnung (ZUGFeRD) erstellen zu können, wird ein aktueller und vollständiger Briefkopf für den Direktdruck vorausgesetzt.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf, am einfachsten per Mail an vertrieb@michgehl.de .

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Ab 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend. Es gibt jedoch einige Ausnahmen: Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV sowie Fahrausweise gemäß § 34 UStDV sind nicht betroffen. Auch Rechnungen an Verbraucher sind grundsätzlich nicht von dieser Verpflichtung betroffen.Dabei gilt folgendes:

• Empfang: Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, E Rechnungen zu empfangen und in Ihrer ursprünglichen Form unter Wahrung der Unveränderlichkeit zu archivieren.

• Erstellung: Die Erstellung von E-Rechnungen ist ab 01.01.2025 erlaubt, aber aufgrund bestehender Übergangsfristen bis 31.12.2026 bzw. (umsatzabhängig) bis 31.12.2027 noch nicht verpflichtend, so dass weiterhin Papierrechnungen oder (mit Zustimmung des Empfängers) elektronische Rechnungen erstellt werden dürfen, die nicht dem neuen Format entsprechen.

Um gut vorbereitet zu sein für die elektronische Rechnungserstellung, in RA-MICRO als sog. E-Rechnung (unveränderliche PDF-Datei mit integriertem XML-Datensatz), empfehlen wir in RA-MICRO / Briefkopfdesigner den Direktdruckbriefkopf zu programmieren/einzuarbeiten.

Wir geben die Empfehlung der Einrichtung des Direktdruckbriefkopfs im Briefkopfdesigner. Mit dem Direktdruckbriefkopf im RA-MICRO System ergeben sich auch noch weitere Möglichkeiten, wie z.B. den Mahnlauf aus RA-MICRO heraus mit Direktdruck oder E-Brief durchzuführen.

Die Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit den Kanzleien zeigt immer wieder, dass nur eine geringe Anzahl von Kanzleien über einen in RA-MICRO integrierten Briefkopf verfügt und die Dokumente im Rechnungsordner ohne Kanzleilogo und oftmals auch noch mit einem alten oder gar keinem Briefkopfdesign abgebildet sind, also blanko abgelegt werden.

Für die Erstellung als sog. XRechnung (=Auftraggeber der öffentlichen Hand, wie Bund, Länder, Gemeinden, Finanzämter etc.) gilt die verpflichtender Eingabe der Leitweg-ID, die Sie vom Auftraggeber der öffentlichen Hand erhalten). Beim XRechnungsstand, der seit Jahren in RA-MICRO bereits verfügbar ist, wird die Rechnung in einen XML-Datensatz umgewandelt, der beim Empfänger maschinell einlesbar ist. Die XRechnung im Rechnungsordner wird als pdf-Dokument abgebildet, streng nach den EU-Vorgaben unter Verwendung der Adresse 1 und der darin hinterlegten Umsatzsteuer-Nummer bzw. Steuer ID. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung.

Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf, am einfachsten per Mail an vertrieb@michgehl.de .

Nachstehend finden Sie auch die Herstellerhinweise RA-MICRO

Mit der Version 2025.01.001 wurde in RA-MICRO die Funktion eingeführt, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF mit integrierter XML-Datei) zu erstellen. Für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber wird bereits seit mehreren Jahren das Format XRechnung unterstützt.Die Option E-Rechnung steht in Rechnung RVG, Rechnung Fam, ZH-Abrechnung (Zeithonorar I), Korrekturrechnung und Notar Kostenrechnung in Verbindung mit FiBu I zur Verfügung. Weitere Rechnungstypen sind in Vorbereitung.

Nach der Wahl von E-Rechnung ist das Format ZUGFeRD standardmäßig gesetzt. Die eingeblendeten Felder Käuferreferenz und Bestellnr. sind nur optional.Der Ablauf bei der Rechnungserstellung in RA-MICRO bleibt aus Anwendersicht ansonsten unverändert.

Für eine E-Rechnung ist generell eine einfache Signatur des Rechnungsstellers erforderlich. In Rechnung RVG wird diese auf der Seite für Briefkopf-, Schlusstext- und Grußformel-Auswahl eingefügt, in der Notar Kostenrechnung dagegen bereits auf Seite 1.

Soll die E-Rechnung eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten, muss diese beim Versand eingefügt werden, z. B. per E-Brief über den Signaturordner im Postausgang oder über das besondere elektronische Anwaltspostfach beA. Bei einer elektronischen Notarkostenrechnung ist eine qualifizierte elektronische Signatur sogar erforderlich, um den Formerfordernissen gem. § 19 Abs. 1 S. 1 GNotKG zu genügen.

Die E-Rechnung kann per E-Mail, E-Brief und über den E-Versand verschickt werden, oder zunächst auch nur in die E-Akte gespeichert werden. Es erfolgt eine Validierung. Eine Übergabe an Word / KTV ist dagegen nicht möglich. Für die Erstellung der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF) wird der Briefkopf für den Direktdruck verwendet, der auch auf der letzten Vorschauseite vor der Rechnungserstellung bereits angezeigt wird. Um eine rechtskonforme E-Rechnung (ZUGFeRD) erstellen zu können, wird ein aktueller und vollständiger Briefkopf für den Direktdruck vorausgesetzt. Die erstellte E-Rechnung wird im Rechnungsordner unter Angabe des Versandweges gespeichert. Weiterhin erfolgt ein Speichern in der E-Akte. So kann aus der E-Akte heraus die erstellte E-Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versendet werden.

Bei Anwenderfragen nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf, am einfachsten per Mail an vertrieb@michgehl.de .