Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum
„Wir unterschätzen die Wucht und Geschwindigkeit der Veränderungen in der IT“, beginnt Dipl.-Kfm. Holger Esseling die Begrüßung am 17. März 2017. „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ heißt die Veranstaltung, zu der zwanzig Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in die Düsseldorfer Niederlassung des Kanzlei-IT-Spezialisten Michgehl & Partner gekommen sind – mehr sind aufgrund der Sicherheitsvorkehrungen für den anschließenden Rechenzentrums-Besuch nicht möglich.
Dabei ist die Digitalisierung erst der Anfang, fährt der Michgehl-Geschäftsführer fort: Zunächst beginnen die Kanzleien mit einem hybriden Betrieb aus Papierakte und elektronischer Akte. In diesem Schritt kommt es erst einmal zu erhöhtem Aufwand mit wenig direktem Nutzen. Erst mit Abschaffung der Papierakte wird eine deutliche Kostensenkung möglich durch die Einsparung von Papier, Porto, Druckkosten und Personal. Diese Digitalisierung ist jedoch insbesondere die Voraussetzung für eine Automatisierung der Geschäftsprozesse und den wesentlichen Wandel, dem die Anwaltschaft in den nächsten Jahren gegenübersteht. Eine ausführliche Version der Ausführungen zu Digitalisierung und Automatisierung von Holger Esseling finden Sie in diesem Artikel.
Im nächsten Schritt stand die benötigte IT-Infrastruktur für die aktuellen und kommenden Herausforderungen im Mittelpunkt. Aktuell finden sich in vielen Anwaltskanzleien dezentrale, file-basierte Strukturen. Gerade kleine Kanzleien beschäftigen keine IT-Fachleute, die sich gleichzeitig mit den besonderen Anforderungen in Anwaltskanzleien auskennen. „Im Ergebnis finden wir haufenweise Sicherheitslücken und langsame Systeme“, fasst Esseling die Ausgangslage zusammen. Die Lösung sieht er in der Standardisierung und Zentralisierung der IT-Systeme. Der optimale Ort für den Betrieb dieser Systeme sei eindeutig das Deutsche Anwaltsrechenzentrum. „Wir können hier ein Sicherheitsniveau und eine Leistungsfähigkeit garantieren, die in der Kanzlei nicht umsetzbar sind“, fährt Esseling fort: „Außerdem will der Anwalt mit seiner IT nichts zu tun haben, es soll einfach laufen“. Daher bietet Michgehl & Partner vertraglich garantierte Verfügbarkeiten und kümmert sich selbst um deren Einhaltung. Bisher profitieren IT-Dienstleister häufig von Ausfällen der Kanzlei-IT – ein schwerwiegender Interessenskonflikt, der im Deutschen Anwaltsrechenzentrum aufgehoben wird.
Doch die Teilnehmer sollen nicht den Ausführungen des Anbieters alleine vertrauen, daher folgt ein Erfahrungsbericht von Rechtsanwalt Ralf Heidemann. Die Kanzlei CNH in Essen ist spezialisiert auf Arbeitsrecht. Mit neun Fachanwälten und insgesamt 16 Mitarbeitern vertritt die Kanzlei Arbeitnehmer und Beamte, Betriebs- und Personalräte in allen Fragen des Arbeits- und Beamtenrechts, Betriebsverfassungs- und Personalvertretungsrechts. Im Februar 2017 erfolgte der Umzug der Kanzlei-IT ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum.
„Das war ganz schön mutig vom Herrn Esseling“, beginnt Heidemann seinen Vortrag. Schließlich war die Agenda inklusive Erfahrungsbericht bereits gedruckt, bevor das ganze Projekt umgesetzt wurde. Es hätte ja auch schief gehen können… „Aber vorab: Es ist gut gelaufen“, gibt der CNH-Anwalt Entwarnung. Die wesentlichen Effekte der Umstellung sind laut Heidemann die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und eine gemessene Verdoppelung der Geschwindigkeit. Hierzu wurden vorher und nachher an mehreren Arbeitsplätzen Referenzwerte zum Start von RA-MICRO und zum Öffnen einer großen E-Akte aufgenommen, wobei sich die Wartezeiten mit dem Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum halbiert haben.
Doch es ist nicht alles reibungslos verlaufen. Im Vorfeld eines solchen Projektes muss genau hingesehen werden, welche Geräte genutzt werden und wie die Kanzlei arbeitet. Schließlich gibt es ein paar Ausnahmen und Besonderheiten, die im Rechenzentrum berücksichtigt werden müssen. Doch für jede Anforderung finden sich Lösungen oder Workarounds. So stellte sich für Ralf Heidemann beispielsweise die Frage, wie er mobil arbeitet, wenn er mal keinen Internet-Zugang hat, was in dem einen oder anderen historischen Gerichtsgemäuer ja durchaus vorkommen soll. Gemeinsam wurde als beste Lösung ausgewählt, dass die entsprechende Akte lokal auf die Festplatte kopiert und vor dort gelesen, bearbeitet und wieder importiert wird. CNH hat für die erste Testphase ein Rückkehr-Recht zur lokalen Kanzlei-IT eingeräumt bekommen, das sie jedoch nicht in Anspruch nehmen werden, wie RA Heidemann betont.
Ein wesentlicher Vorteil des IT-Betriebs im Rechenzentrum wird bei der folgenden Besichtigung offenkundig: Ein Sicherheitsniveau, das in keiner Kanzlei umsetzbar wäre. Die Teilnehmer unternehmen einen kurzen Spaziergang zum nahe gelegenen Rechenzentrum, in dem Michgehl & Partner insbesondere die Daten für verschlüsselte Online-Datensicherungen der Kanzleien aufbewahrt. Ohne vorherige Anmeldung und gültigen Lichtbildausweis wäre der Besuch bereits an der ersten Schleuse des „Hochsicherheitstraktes“ gescheitert. Persönliche Einlasskontrolle, Videoüberwachung, umzäuntes Gebäude: Der Einbruch ist hier zumindest deutlich schwieriger als in einer Kanzlei.
Die weiteren technischen Details überfordern zwar den einen oder anderen Besucher, untermauern jedoch das Sicherheits- und Verfügbarkeitsniveau: Mehrfache Strom- und Datenleitungen an unterschiedlichen Gebäudeseiten mit vollständig getrennten Kreisläufen, die jeweils die gesamte Last auffangen können, High-Fog-Brandlöschanlage ohne Schäden an IT-Systemen, laufend optimierte Kühl- und Abluftsysteme. Es wirkt alles ein wenig wie in einem Science-Fiction-Film, doch es ist schon heute Realität: Rechenzentren sind nicht ohne Grund ein stark wachsender Wirtschaftszweig.
Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum ist in einem weiteren Gebäude in Düsseldorf beheimatet. Hier bietet Michgehl & Partner eigene physikalische Server ausschließlich für Rechtsanwälte an. Namentlich benannte Mitarbeiter inklusive Vertretung ermöglichen die persönliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit – versuchen Sie das mal bei MICROSOFT oder Amazon… Darüber hinaus ist das System genau auf die Anforderungen zum Betrieb von RA-MICRO entwickelt worden – mit dem bereits erwähnten Ergebnis, dass sich die Geschwindigkeit mehr als verdoppelt. So ermöglicht das Deutsche Anwaltsrechenzentrum nun auch Rechtsanwaltskanzleien, vom Komfort und der Sicherheit des Rechenzentrumsbetriebs zu profitieren. Laden Sie uns gerne zu einer Präsentation in Ihre Kanzlei ein.