Leitfaden zur Anbieterauswahl für ein Anwaltsrechenzentrum

Elektronische Aktenführung und mobiles Arbeiten setzen sich auch in Anwaltskanzleien flächendeckend durch. Folgerichtig entscheiden sich heute ca. 70% der Kanzleien im Falle einer anstehenden Server-Ersatzinvestition für die Auslagerung ihrer Kanzlei-IT in ein Rechenzentrum. Hier werden die bestmöglichen Rahmenbedingungen und Sicherheitseinrichtungen für Server vorgehalten und die Verantwortung für den Betrieb liegt beim Anbieter. So können Berufsträger jederzeit und von jedem Ort aus arbeiten wie in der Kanzlei und müssen sich zudem nicht mehr um die IT kümmern.

Aufgrund der steigenden Nachfrage wird auch das Angebot an Rechenzentrumslösungen für Anwaltskanzleien immer größer. Cloud-Anbieter ohne Bezug zum Rechtsdienstleistungsmarkt bieten ihre Dienste auch für Berufsträger an – ohne sie an berufsrechtliche Besonderheiten anzupassen. Und spezialisierte Dienstleister für Anwaltskanzleien mieten fremde Rechenzentrumskapazitäten für ihre Kunden, da ihnen die Expertise zum Aufbau eines eigenen Rechenzentrums fehlt. Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum ist der einzige Anbieter in Deutschland, der eigene Server ausschließlich für Rechtsanwälte betreibt. Die wichtigsten Punkte für den Anbietervergleich, auch aus berufsrechtlicher Sicht, möchten wir Ihnen im Folgenden aufzeigen.

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	Deutsches Anwaltsrechenzentrum	Angebote vergleichbarer Anbieter
Server	+ Eigene Server + abgeschlossener Rechenzentrumsbereich + nur für Kanzleien + namentlich benannte Mitarbeiter haben Zugriff	– Angemietete Server von Drittanbietern – keine direkte Kontrolle – oft Serverfarmen im Ausland – viele Personen haben Zugriff
Nachbarn	+ ausschließlich Rechtsanwaltskanzleien + Auskunft über Nachbar jederzeit möglich	– unbestimmte Anzahl – jeglicher Nutzer als Nachbar ist möglich
Vollzugriff	+ Michgehl & Partner hat vollen und alleinigen Zugriff + Sie haben direkten Kontakt zum IT-Spezialisten, der Ihr System verwaltet	– abhängig von Dienstleistungen Dritter – Im Notfall deutlich längere Bearbeitungszeiten – viele Personen haben Zugriff
Berufsrechtliche Vergatterung	+ Mitarbeiter sind verpflichtet zur datenschutz-, straf- und berufsrechtlichen Verschwiegenheit + Sie erhalten die Namen der wenigen Menschen mit Zugriff	– keine Möglichkeit, alle Personen mit einem Zugriff zu erfassen – Geheimhaltung nach Berufsrecht fraglich
Berufsrechtliche Anforderungen	+ Unterstützung der berufsrechtlichen Erfordernisse + Anpassung des Leistungsangebots	– keine Ausrichtung des Angebots an Rechtsanwaltskanzleien
Support	+ 30 Jahre Erfahrungen + ausgerichtet auf Rechtsanwaltskanzleien + transparente Leistungen + erweitertes Leistungsangebot	– endet häufig bei der Bereitstellung des Systems – intransparent – nicht auf den Kanzleibetrieb ausgerichtet
Gewährleistung	+ 99,5 % Verfügbarkeit + vertraglich gesichert + Rechtsanspruch + Übernahme von Verantwortung	– oft nur Werbemittel – nur Durchschnittswerte – nicht vertraglich gesichert
Transparenz	+ transparenter Baukasten unter www.deutsches-anwaltsrechenzentrum.de + transparente Angebote	– Undurchsichtige Leistungsangebote – Keine Angabe von Einzelpreisen
Beratung	+ Digitaler Workflow + Schulung Arbeitsabläufe + Konfiguration Anwaltssoftware + Digitales Diktat + Texterkennung für beA + kostenlose Informationsveranstaltungen	– kein/kaum Beratungsangebot für Rechtsanwaltskanzleien

Wer kann eigentlich auf die Server zugreifen? Dies ist wohl eine der wichtigsten Fragen bei der Auslagerung der Kanzlei-IT in ein Rechenzentrum. Die Antwort bei den meisten Anbietern lautet: Ziemlich viele Menschen. Das liegt daran, dass entweder große Cloud-Dienstleister die sensiblen Kanzleidaten behandeln wie alle anderen IT-Systeme und sie in entsprechenden Serverfarmen unterbringen oder spezialisierte Kanzleidienstleister virtuelle Server bei solchen Anbietern mieten. Vielfach wird versichert, dass der Zugriff geschützt ist. Faktisch haben, alleine schon physikalisch, alle Mitarbeiter des großen Cloud-Anbieters Zugriff auf die Server. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum hingegen betreibt die Michgehl & Partner GmbH eigene Server in abgeschlossenen Rechenzentrumsbereichen ausschließlich für Rechtsanwaltskanzleien. Nur wenige namentlich benannte Mitarbeiter haben Zugriff. Fragen Sie daher bei der Anbieterwahl unbedingt, ob eigene Server betrieben werden.Betreibt der Anbieter eigene Server oder bietet er virtuelle Server fremder Anbieter?

Wer ist eigentlich Ihr Nachbar im Rechenzentrum?

In der Regel erhalten Anwaltskanzleien in einem Rechenzentrum keinen eigenen physikalischen Server sondern virtuelle Server, die sich gemeinsam mit anderen Kunden die Server teilen. Eine entscheidende Frage ist daher, wer sich noch auf dem gemeinsam genutzten Server befindet. Es müssen ja nicht gleich dubiose Webseiten und zweifelhafte Anbieter sein, aber als Kunde sollte man einschätzen können, wie hoch die Gefahr für Hackerangriffe oder Beschlagnahmung durch die Staatsanwaltschaft ist. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum werden ausschließlich IT-Systeme von Rechtsanwaltskanzleien betrieben. Sie können sogar jederzeit erfahren, mit wem genau Sie sich einen Server teilen. Achten Sie also bei der Anbieterwahl auch auf Ihre Nachbarn. Viele Dienstleister werden ihnen die Frage nicht konkret beantworten können.

Wer hat die Kontrolle?

Aus dem Betrieb eigener Server erwächst ein weiterer wichtiger Vorteil: Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum hat die Michgehl & Partner GmbH vollen und alleinigen Zugriff auf alle Ebenen des Systems. Die meisten anderen Anbieter sind abhängig von der Dienstleistung Dritter, um Veränderungen am Server vorzunehmen. Insbesondere im Notfall kostet das wertvolle Zeit, es schränkt zudem die Möglichkeiten ein, Kundensysteme an das aktuell geltende Berufsrecht oder an Kundenwünsche anzupassen. Als Nutzer müssen Sie sich zudem darauf verlassen, dass der Dienstleister Ihres Dienstleisters einwandfreie Arbeit leistet. Bei Problemen werden Sie hören: „Das ist ein Problem bei unserem Anbieter, wir fragen mal nach“. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum sprechen Sie direkt mit dem IT-Spezialisten, der alle Systeme von Grund auf unter Kontrolle hat.

Können Sie die IT-Techniker persönlich zur berufsrechtlichen Verschwiegenheit vergattern?

Gemäß § 203 StGB wird bestraft, wer „nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine sonstige mitwirkende Person, die unbefugt ein fremdes, ihr bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenes Geheimnis offenbart, zur Geheimhaltung verpflichtet wurde“. Wie stellen Sie diese Verpflichtung sicher? Bei den meisten Anbietern haben Sie keine Möglichkeit, alle Personen mit einem möglichen Zugriff auf die Kanzleidaten überhaupt nur namentlich in Erfahrung zu bringen. Sie müssen sich auf die Aussagen der Dienstleister verlassen, dass für die Verschwiegenheit schon gesorgt wurde. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum wurden nicht nur alle Mitarbeiter bereits zur datenschutz-, straf- und berufsrechtlichen Verschwiegenheit verpflichtet, Sie erhalten als Kunde auch die Namen der wenigen Menschen, die Zugriff haben und können sie persönlich vergattern.

Werden berufsrechtliche Anforderungen berücksichtigt?

Viele Cloud-Anbieter stellen Ihnen zwar Rechenleistung und Speicherplatz zur Verfügung, wollen mit der konkreten Nutzung jedoch nichts zu tun haben. So werden rechtliche Risiken wieder an den Kunden zurückdelegiert, der ja schließlich selbst entscheiden müsse, was für ihn richtig ist. Beispielsweise gibt es eine eindeutige Stellungnahme der Bundesrechtsanwaltskammer BRAK zur Nutzung von MICROSOFT Office 365, die eine berufsrechtskonforme Nutzung aktuell für nicht gegeben hält. Kaum ein Anbieter passt daraufhin sein Leistungsangebot an. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum beobachten wir mit 30 Jahren Erfahrung in der Kanzlei-IT und eigenen Rechtsanwälten und Wirtschaftsjuristen die Entwicklungen des Berufsrechts genau und gestalten unser Angebot danach. Office 365 setzen wir daher aktuell nicht ein, um den Forderungen der BRAK und damit den Anforderungen an unsere Kanzleikunden jederzeit gerecht zu werden.

Wo endet die Leistung des Anbieters?

99,5% Verfügbarkeit, Rechenzentrum in Deutschland, höchste Sicherheitsstandards – die Werbeaussagen der Cloud-Anbieter ähneln sich stark. Sie beantworten jedoch nicht die wichtigsten Fragen einer Anwaltskanzlei, die ihre IT auslagern möchte. Beispielsweise wird nicht auf den ersten Blick ersichtlich, welche Leistungen der Anbieter eigentlich erbringt. In der Regel ist es so, dass die Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur zugesagt wird. Läuft also der Server, ihre Kanzleisoftware streikt jedoch, dann zieht sich der Anbieter zurück und kann rechtmäßig behaupten, dass seine Leistung einwandfrei erbracht wurde. Wieder müssen Sie sich kostenpflichtig externe Hilfe holen. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum bieten wir mit dem „Premium Support Kanzleisoftware“ umfassende und kostenfreie Störungsbehebung weit über die IT-Infrastruktur hinaus. Wir sorgen dafür, dass Ihr Gesamtsystem läuft: Ihre Kanzleisoftware, Ihr Diktierworkflow, Ihre E-Mails – eben alles, was Sie täglich zum erfolgreichen Arbeiten brauchen.

Wer übernimmt die Verantwortung?

„Wir bieten eine Verfügbarkeit von 99,5%“ – diese Aussage ist häufig zu lesen in den Werbeanzeigen der Cloud-Anbieter. Doch was bedeutet das eigentlich? Häufig sind die Prozentangaben Durchschnittswerte, auf die kein Rechtsanspruch besteht oder es sind Zusagen ohne Konsequenzen. Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum garantieren wir die Verfügbarkeit und regeln Strafzahlungen vertraglich. Damit übernehmen wir die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb.

Wie setzen sich die Kosten zusammen?

Rechenzentrumsleistungen für Anwaltskanzleien sind ein recht neues Angebot. Und überall, wo es etwas Neues gibt, wird die Unerfahrenheit der Kunden gerne durch Intransparenz ausgenutzt. Immer häufiger begegnen uns Angebote, in denen ein Pauschalpreis angegeben wird für die Nutzung des Rechenzentrums mit einer gewissen Anzahl an Personen, Postfächern, Speicherplatz und weiteren Rahmenparametern. Einzelpreise der Leistungen und Preisänderungen bei Erweiterung oder Reduzierung sucht man vergebens. Der Kunde hat keine Möglichkeit, die Zusammensetzung der Preise nachzuvollziehen und auch der Vergleich von Angeboten wird erschwert. Das ist ja auch die Absicht dahinter. Wir beim Deutschen Anwaltsrechenzentrum finden das unfair – dem Kunden und dem Wettbewerb gegenüber. Wir glauben an einen funktionierenden Markt und an mündige Kunden. Daher bieten wir unsere Leistungen in einem völlig transparenten Baukasten an, den Sie auf www.deutsches-anwaltsrechenzentrum.de einsehen können. Schließlich scheuen wir weder den Vergleich der Kosten noch der Leistungen.

Wer begleitet Sie bei der Kanzlei-Digitalisierung?

Die Kanzlei-IT im Rechenzentrum ist ja kein Selbstzweck. Sie soll dazu dienen, die Kanzlei bestmöglich auf die fortschreitende Digitalisierung vorzubereiten. Hierbei ist die Technik jedoch nur eine von vielen Komponenten. Wer begleitet Ihre Digitalisierungsprojekte, wer entwickelt mit Ihnen digitale Arbeitsabläufe und konfiguriert Ihre Kanzleisoftware entsprechend? Wer schult Ihre Mitarbeiter? Wer entwickelt mit Ihnen den bestmöglichen Diktier-Workflow? Wer kümmert sich um die Texterkennung für den Versand über beA? Wir machen das.

Besuchen Sie uns auf www.deutsches-anwaltsrechenzentrum.de und vereinbaren Sie gerne einen Termin mit uns.