Was hat die CeBIT 2016 für Anwaltskanzleien gebracht?

Das Motto der Messe wurde erstmals aus dem Vorjahr übernommen: d!conomy stellt die herausragende Bedeutung der Digitalisierung für alle Zweige der Wirtschaft und Gesellschaft heraus. Auch in Anwaltskanzleien ist die elektronische Abbildung von Akten und Abläufen von hoher Bedeutung und wird in den nächsten Jahren gravierende Veränderungen mit sich bringen. Lesen Sie, welche Impulse von der CeBIT für Ihre Kanzlei ausgehen.

Die elektronische Akte wird der Normalfall

Die wesentlichen Digitalisierungsthemen für Anwälte sind Scanvorgang, Verschlüsselung, Kanzleisoftware – und dann IT-Sicherheit. Schließlich wird die E-Akte selbstverständlich, wie es in vielen anderen Branchen schon der Fall ist. Der Nachteil: Die Umgewöhnung erfordert Zeit und es werden mehr Investition in IT-Sicherheit notwendig. Die Vorteile: Automatisierung, Transparenz, Effizienz, Unabhängigkeit von Zeit und Ort, Senkung von Druck- und Portokosten führen zu einer effizienteren und auch entspannteren Arbeitsweise. Doch nicht immer ist der Umstieg sinnvoll. Einige Schnellstarter sind enttäuscht von den Kinderkrankheiten, andere Kanzleien berichten von massiven Einsparungen und Prozessverbesserungen. So langsam kommt die Digitalisierung in Anwaltskanzleien in Fahrt – wir können nur empfehlen, sich spätestens jetzt mit dem Thema zu befassen, einfach loszulegen und die eigene Strategie nach und nach zu entwickeln und zu verbessern.

Freiheit von Zeit und Ort

Es wird für Rechtsanwälte zur Selbstverständlichkeit werden, unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten. Bei Gericht reicht ein iPad und vielleicht noch eine Handakte aus, um vollständig arbeitsfähig zu sein. Nach der Verhandlung in die Kanzlei? Nicht unbedingt. Arbeiten Sie doch einfach im Cafe oder zu Hause. Gerade die jüngere Generation von Anwälten sieht solche Formen der mobilen Arbeit als wichtig an. RA-MICRO stellt hierzu auf der CeBIT sein Konzept RA-MICRO GO vor: Anwendungen und Apps zum mobilen Arbeiten ermöglichen genau diese zeitlich und räumlich unabhängige Tätigkeit und sind dem Markt einmal mehr um Jahre voraus. Insbesondere die beiden Apps RA-MICRO Go (aktuell nur für iPhone) und Dictanet Go (Android und iPhone) ermöglichen die mobile Aktenbearbeitung auf Smartphone oder Tablet und das sehr komfortable digitale Diktat. Zudem sind beide Apps kostenlos. Installieren Sie diese Anwendungen und probieren Sie es aus!

Zentralisierung und sichere Verbindungen

Ein weiterer Effekt wird auf der CeBIT sichtbar: Die Cloud ist vom reinen Schlagwort der Marketing-Leute zur Realität geworden. Rechenkapazitäten werden immer weiter zentralisiert. Unsere Prognose für Anwaltskanzleien: der Kanzleiserver verschwindet innerhalb der nächsten Jahre aus der Kanzlei. Er wird zum Teil schon heute ausgelagert in externe Rechenzentren. Hierbei sind natürlich die strengen Richtlinien aus Berufs- und Strafrecht zu beachten. Hinzu kommt der Aufbau sicherer Verbindungen über Verschlüsselung und professionelle Router und Firewalls.

IT-Sicherheit wird Pflichtdisziplin

Die Bedrohungen nehmen täglich zu und erreichen mit dem Verschlüsselungs-Trojaner Locky nur einen zeitweisen Höhepunkt. Das Wettrüsten zwischen Hacking-Industrie und Anbietern von Sicherheitssoftware geht weiter. Umso mehr verwundert der teilweise grob fahrlässige Umgang mit der Datensicherheit in einigen Anwaltskanzleien. Ein Virenschutz alleine reicht heute längst nicht mehr aus. Professionelle Router und vor allem ein auf Kanzleien zugeschnittener Service sind existenziell. Machen Sie den Test, um zu sehen, wie fit Ihre Kanzlei ist.

Datensicherung: Die Lebensversicherung der Kanzlei

Der zentrale Punkt aller Bemühungen um IT-Sicherheit ist die Datensicherung. Egal was passiert: Mit einem professionellen Backup lässt sich der Kanzleibetrieb innerhalb von Stunden wiederherstellen – Ohne Backup sind alle Daten weg. Daher sollte mindestens an zwei Orten gesichert werden und regelmäßig überprüft werden, ob sich die Dateien auch wirklich wiederherstellen lassen. Michgehl & Partner hat auf der CeBIT mehrere Backup-Anbieter besucht und die Markttrends aufgenommen. Bei unserem strategischen Partner acmeo haben wir nicht nur unsere Backup-Strategie besprochen, sondern auch Erfahrungsaustausch mit anderen Systemhäusern betrieben. Unsere Lösung RA-MICRO Backup bleibt erstmal unverändert: Ab 22,65 € monatlich bieten wir Ihnen ein vollständiges und hochverfügbares Backup Ihrer wichtigsten Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum.

Scannen: Wie kommt das Schriftstück in die E-Akte

Kommen wir abschließend noch einmal auf die elektronische Akte zurück. Zunächst müssen die Dokumente ja digitalisiert werden. Für die meisten Schriftsätze ist hier ein Dokumentenscanner sinnvoll, um schnell beidseitig mit Texterkennung zu scannen. Bei gebundenen oder geklammerten Akten sowie Bauplänen und ungewöhnlichen Formaten ist das keine Lösung. Hier konnten wir eine interessante Lösung des Anbieters Zeutschel entdecken. Ursprünglich auf Bibliotheken spezialisiert bieten sie ihre Hochleistungsscanner auch für andere Wirtschaftszweige an. So können größere Kanzleien die Geräte nutzen, um auch ungewöhnliche oder gebundene Formate zu digitalisieren. Die Scanner erkennen dabei automatisch Falzen, Heftungen und sonstige Rahmen und schneiden sie automatisch weg. Im Test funktioniert das erstaunlich gut. Nur der fast fünfstellige Einstiegspreis dürfte einige Kanzleien vom Kauf abhalten.

CeBIT-Party früher und heute

Früher waren sie eine Selbstverständlichkeit, heute hat man den Eindruck, dass die CeBIT sachlicher und irgendwie langweiliger wird – eher ein Branchentreff von IT-Spezialisten für IT-Spezialisten und weniger für das breite Publikum. Dabei verändern sich auch die CeBIT-Parties offensichtlich: Kurz vor Ende der Veranstaltung wurde ich vom ERP-Hersteller StepAhead zum Konzert der Fantastischen 4 auf der CeBIT eingeladen. Großartig! Der gelungene Abschluss eines informativen Tages.

Fazit: Der Weg ist deutlich, das Ziel noch nicht ganz

Die CeBIT liefert keine revolutionären Neuigkeiten für Rechtsanwälte, sie weist allerdings den Weg: Kanzleien werden digital und die IT wird mobil nutzbar. RA-MICRO hat diesen Trend mit Abstand als Erster erkannt und liefert bereits funktionierende Lösungen dazu. Zusätzlich erhöhen sich die Sicherheitsanforderungen. Hierfür liefert die Michgehl & Partner GmbH Lösungen, die exakt auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnitten sind. Überprüfen Sie jetzt, ob Ihre Kanzlei fit für die Digitalisierung ist – Sie erhalten kostenlos einen individuellen Leitfaden.