12-Punkte-Plan gegen Personalmangel in der Kanzlei
Eine Lösung für dieses Problem verspricht die Digitalisierung. Durch die Einführung des beA sind die meisten Kanzleien mittlerweile, teilweise nicht ganz freiwillig, erste Schritte gegangen: In der Regel werden alle wesentlichen Dokumente digital in der E-Akte abgelegt. Darüber hinaus existiert häufig noch eine vollumfängliche oder rudimentäre Papierakte. Erste Einsparungen für Papier und Porto wurden realisiert, jedoch von deutlich höheren IT-Kosten überkompensiert. Bisher ist eine deutliche Senkung der Kosten oder eine deutliche Vereinfachung der Arbeit vielfach nicht eingetreten. Nun strahlt ein neuer Stern am Himmel der Hoffnungen: Künstliche Intelligenz (KI).
Gerade in der anwaltlichen Arbeit sei hier ein Quantensprung zu erwarten, liest man regelmäßig in den Fachmedien. Und in der Tat ist das Potential für eine deutliche Arbeitserleichterung erheblich, insbesondere wenn die generative KI um Möglichkeiten erweitert wird, Dokumente nicht nur zu erstellen, sondern auch korrekt zur Akte zu speichern und zu versenden. Schauen wir jedoch auf das Hier und Jetzt, stellen wir fest: Es gibt noch keine etablierte KI-Lösung, die Anwaltskanzleien wesentliche Arbeit abnimmt. Sicherlich lohnt es, diese Entwicklungen aufmerksam zu verfolgen. Um dem Fachkräftemangel heute wirksam zu begegnen, sind hingegen ganz andere Punkte zielführend.
Wir haben zwölf Maßnahmen für Sie ausgearbeitet, die Sie sofort nutzen können, um direkt den Personalaufwand in der Kanzlei zu senken. Für jede dieser Maßnahmen bieten wir Ihnen weiterführende Informationen und Unterstützung bei der Umsetzung. Nehmen Sie gerne direkt Kontakt zu unseren Kanzleiberatern auf, um Ihren Maßnahmenplan zu erstellen. Senden Sie hierzu einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de. Wir freuen uns, Sie zu begleiten.
Automatische Aktenanlage
In fast allen Branchen hat es sich mittlerweile durchgesetzt: Wer eine Leistung buchen, ein Produkt kaufen oder einen Termin vereinbaren möchte, der füllt online ein Formular aus und stößt damit einen Buchungsprozess an. Nur bei Rechtsanwaltskanzleien läuft das anders: Hier ruft man als potentieller Mandant an, wenn man denn jemanden erreicht, vereinbart mündlich einen Termin und geht ohne weitere Vorbereitungen in die Kanzlei, um dort einen Papier-Mandantenfragebogen auszufüllen, der im Anschluss vom Kanzleipersonal abgetippt wird. Warum eigentlich ist das so? Der Prozess ist fehleranfällig und verursacht Personalaufwand in Zeiten des Fachkräftemangels.
Die Alternative liegt auf der Hand: Eine digitale Mandatsaufnahme, die Abläufe automatisiert und mit deutlich weniger Personal oder sogar ohne auskommt. Der Mandant besucht die Kanzlei-Webseite und kann direkt online einen Termin auswählen, da der Kalender des betreffenden Berufsträgers verknüpft ist. Im Anschluss kann je nach Prozess die Buchung bestätigt oder abgelehnt werden. Der Mandant erhält im Anschluss eine Terminbestätigung mit der Bitte, seine Daten in den Online-Mandantenfragebogen einzutragen, sodass die Daten bereits vorliegen, wenn er zum ersten Mal die Kanzlei betritt. Sollte das noch nicht erledigt sein, erhält der Mandant ein Tablet oder kann mit seinem Smartphone via QR-Code das Formular ausfüllen. Die Vollmacht, Datenschutzerklärung etc. werden direkt nach der Dateneingabe erstellt und übergeben oder versendet.
Aus Sicht der Kanzlei sieht das Ganze so aus: Die Terminanfrage trifft ein und wird entweder automatisch oder nach händischer Freigabe bestätigt. Die Formulardaten aus dem Online-Mandantenfragebogen werden ausgelesen und es wird mit wenigen Klicks eine neue Adresse angelegt, eine bestehende aktualisiert oder ausgewählt. Die Vollmacht und weitere Dokumente werden vollautomatisch mit den Mandantendaten erstellt und versendet.Natürlich können noch viele weitere Prozesse in der Anwaltskanzlei automatisiert werden: Die Aktenanlage, Dokumente und Verträge mit Daten aus der Akte, Massenverfahren und vieles mehr. Der Online-Mandantenfragebogen ist jedoch ein guter erster Schritt, um Mandanten und Mitarbeitern zu signalisieren: Wir gehen den Weg der Digitalisierung weiter und automatisieren unsere Abläufe. Für die meisten Kanzleien stellt sich aufgrund des Fachkräftemangels ohnehin nicht die Frage, ob sie das machen, sondern wann sie damit anfangen.
Zur Umsetzung gibt es verschiedene Möglichkeiten. So bieten einige Anbieter Chatbots an, um Mandate online aufzunehmen (zum Beispiel Jupus, Justin Legal oder WebAkte). In RA-MICRO ist jedoch die Online-Mandatsaufnahme (OMA) bereits kostenfrei inkludiert. Stammdaten können mit Hilfe der Online-Mandatsaufnahme schnell, persönlich, digital und fallbezogen in der Kanzlei z.B. über ein Tablet oder integriert auf Ihrer Homepage durch den Mandanten / Auftraggeber erfasst und in Ihr System in RA-MICRO übertragen werden. Die OMA erfasst neben den Grunddaten Mandant/Gegner auch Rechtsschutzversicherungen und in den Textfenstern können auch persönlichen Informationen oder Fallschilderungen des Rechtssuchenden eingetragen werden.
Die Textfenster/Felder sind auf die Rechtsangelegenheiten wie Unterhalt, Verkehrsunfall, Kündigung oder sonstige Angelegenheiten angepasst bzw. anpassbar.Die eingegebenen Daten zum Mandanten und zum Fall werden elektronisch an die RA-MICRO Kanzleisoftware gesandt und dort automatisiert für die Anlage eines neuen Mandanten und/oder eines neuen Falles verarbeitet:• Im Fall einer Neuanlage werden die Kontaktdaten des Interessenten automatisch in das Adressfenster eingelesen, fehlerträchtige Tipparbeiten sind nicht erforderlich.Das Programm ruft automatisch bereits bekannte und vorhandene Adressdaten auf, wenn Übereinstimmungen mit den Formulardaten festgestellt werden.
Die Nutzung der OMA ist über Ihrer Lizenzstruktur RA-MICRO kostenlos nutzbar.Gerne unterstützen wir Sie bei der Integration bzw. der Buchung im Online-Store von RA-MICRO. Sie erhalten über die Freischaltung der OMA einen Quellcode generiert, der einfach auf der eigenen Kanzleihomepage zu integrieren ist bzw. auf einem Tablet abgelegt wird, welches Sie Ihrem Mandanten im Wartebereich aushändigen. Das Online-Mandats-Formular kann individuell an die Kanzlei angepasst werden.Für weitere Informationen nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf per Mail an vertrieb@michgehl.de.
Automatische Erstellung von Dokumenten
Mit dem Textvariablenmanager (bereits in RA-MICRO inkludiert) können Sie Dokumente erstellen und die benötigten Mandatsdaten aus der Akte ziehen. Mit der individuellen Erstellung/Programmierung von Vorlagen, die auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet sind, lassen sich per Mausklick/Knopfdruck automatisiert Schreiben und Berechnungen erstellen. Die Programmierung ist einmalig aufwändig – bringt Ihnen für die Zukunft jedoch weniger Zeitaufwand und damit mehr Qualität in Ihrer Arbeit und damit mehr Umsatz für Ihre Kanzlei und stellt eine deutliche Arbeitsentlastung dar.Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die möglichen Prozessverbesserungen durch automatisierte Dokumentenerstellung und nehmen die entsprechenden Anpassungen von Formularen und Dokumenten oder auch Programmierungen vor. Senden Sie uns bei Interesse einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.
Dictanet Spracherkennung
Wie wäre es, wenn Sie eine Schreibkraft hätten, die Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht und gleichzeitig nur 44,00 € netto monatlich kostet? Wenn diese Möglichkeit für Sie interessant sein sollte, empfehlen wir Ihnen, die Spracherkennung von DictaNet zu nutzen. Mit DictaNet können Sie Ihre Texte einfach diktieren, statt sie zu tippen. Die Software erkennt Ihre Stimme und wandelt Ihre Worte in Sekundenschnelle in Text um. Sie sparen Zeit und Geld und können Ihre Mitarbeiter für wertschöpfende und fachliche Arbeiten einsetzen.
Ob am PC, Laptop oder Smartphone, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs - mit DictaNet sind Sie immer flexibel und produktiv. Sie können Ihre Diktate direkt in RA-MICRO, Word, Outlook oder anderen Programmen verarbeiten oder als Audio-Datei verschicken. Außerdem können Sie die Spracherkennung individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen, z. B. durch Fachvokabular, Abkürzungen oder Korrekturbefehle. Die Spracherkennung von DictaNet ist die ideale Ergänzung zu RA-MICRO, denn Sie können damit nicht nur Texte erstellen, sondern auch Funktionen wie Aktenanlage, Fristenberechnung oder Recherche steuern. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie mit der Spracherkennung sparen können. Das bedeutet mehr Freiraum für Ihre Mandanten, mehr Qualität für Ihre Arbeit, mehr Umsatz für Ihre Kanzlei und eine Arbeitsentlastung Ihres Sekretariats. Bei Interesse senden Sie einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de und wir stellen Ihnen die Möglichkeiten gerne persönlich vor.
Strukturiertes Arbeiten mit der elektronischen Akte
Viele Kanzleien haben ihre Daten bereits weitestgehend digitalisiert und arbeiten dennoch nicht konsequent mit der E-Akte. Die Gründe liegen häufig in der mangelnden Einheitlichkeit, Übersichtlichkeit und Struktur der E-Akte. Hierfür sind insbesondere Beratung und Schulung des Teams notwendig, von der Begleitung bei der Kanzleidigitalisierung bis zu Onlineschulungen in der Arbeit mit der elektronischen Akten bieten wir Ihnen ein breites Angebot an Unterstützungsmaßnahmen.
Letztlich ermöglicht die konsequent digitale Arbeit vermehrtes Arbeiten von zu Hause oder mobil, wodurch insbesondere die Rückkehr aus der Elternzeit und das Arbeiten bei gleichzeitigen Betreuungspflichten stark vereinfacht wird. Auch neue Bewerber erwarten mittlerweile einen oder mehrere Home Office Tage. Das kann man finden, wie man will: Um neue Mitarbeiter zu gewinnen, sollten diese Möglichkeiten angeboten werden. Sinnvoll hierfür ist zudem der Aufbau einer mobil nutzbaren Infrastruktur – mehr dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt „Deutsches Anwaltsrechenzentrum“. Unsere Online-Schulungsangebote finden Sie unter https://michgehl.de/seminare. Für weitergehende Beratungs- und Schulungslösungen senden Sie einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.
Mahnwesen und ZV effizient gestalten
In RA-MICRO finden Sie im Modul Zwangsvollstreckung auch die Möglichkeit der Nutzung der mitgelieferten Texte zur außergerichtlichen Mahnung mit automatischer Berechnung des Verzugsschadens für die Erstattung der vorgerichtlichen Mahnkosten sowie weitergehend dann auch die Verbuchung im Forderungskonto und Anrechnung der vorgerichtlichen Gebühren im Falle der gerichtlichen Durchsetzung durch Mahn- und Vollstreckungsbescheid. Die Standardtexte sind individuell anpassbar auf Ihre Bedarfe und wir können Sie auch hier durch Schulungsangebote zur Textbausteinerstellung unterstützen bzw. auch im Rahmen von Online-Schulungen buchbar über unsere Homepage, in der wir Ihnen die Grundlagen dazu vermitteln.
Im Onlineseminar ZV-Starter erhalten Sie alle Wissenspunkte vermittelt, um erfolgreich die vorgerichtlichen oder auch die gerichtlichen Zwangsvollstreckungsmaßnahmen umzusetzen.Im Online-Seminar ZV Spezial geben wir Ihnen Tipps aus der Praxis und wir behandeln auch den Umgang mit den neuen ZV-Formularen -ZV-Auftrag, Pfändungs- und Überweisungsbeschluss sowie die Durchsuchungsanordnung.Weitere Informationen und die Buchungsmöglichkeit finden Sie unter https://michgehl.de/seminare.
Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 wird eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bestehen. Damit Anwaltskanzleien dieser reibungslos nachkommen können, sind in 2024 Änderungen an der Kanzleisoftware vorzunehmen. Bei RA-MICRO muss in erster Linie der sog. Direktbriefkopf angepasst werden, um die Übertragung in die elektronischen Rechnungen zu gewährleisten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Weiterführende Informationen finden Sie hier.
Nutzung der RA-MICRO beA-Schnittstelle
Viele Kanzleien nutzen noch immer die beA-Weboberfläche, dabei gibt es in RA-MICRO eine komfortable Schnittstelle, die Zeit spart. So können Sie direkt aus RA-MICRO heraus beA-Nachrichten abrufen, verarbeiten und ausgehende Dokumente signieren und versenden, ohne die beA-Weboberfläche zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie auch hier: https://michgehl.de/kanzleisoftware/das-besondere-elektronische-anwaltspostfach-bea. Zur Einrichtung der beA-Schnittstelle nehmen Sie gerne Kontakt auf per Mail an vertrieb@michgehl.de.
Mobil und flexibel arbeiten
Wenn das Arbeiten nur in der Kanzlei möglich ist, dann wird viel Potential bereits vorhandener oder auch neuer Mitarbeiter verschenkt. Gerade Eltern können durch mehr Mobilität und Flexibilität mehr arbeiten – und möchten das in der Regel auch gerne machen. Nur können sie es häufig nicht leisten, weil z.B. nach der Abholung eines Kindes aus Kita oder Schule keine Betreuung gewährleistet ist. Ein oder zwei Stunden von zu Hause aus Akten anlegen und bearbeiten wäre jedoch durchaus möglich.
Hierfür benötigt die Kanzlei grundsätzlich eine Infrastruktur aus Hard- und Software, die mobiles Arbeiten gewährleistet. Als zielführend hat sich die Kombination „Deutsches Anwaltsrechenzentrum und MICROSOFT 365“ in Verbindung mit einer konsequenten Nutzung der RA-MICRO E-Akte erwiesen. Gerne erstellen wir gemeinsamen mit Ihnen einen Maßnahmenplan zur Gestaltung Ihrer mobilen und digitalen Kanzleiarbeit. Senden Sie einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.
Telefonanlage mit RA-MICRO Integration
Manche Kanzleien nutzen es bereits begeistert, andere wissen noch gar nicht von der Funktion: RA-MICRO bietet eine hervorragende Integrationsmöglichkeit in die Telefonanlage der Kanzlei. So lässt sich bei eingehendem Anruf automatisch die entsprechende Akte öffnen, ausgehende Anrufe werden per Mausklick gestartet. Die Integration von RA-MICRO in die Telefonanlage verbessert die Dokumentation, insbesondere weil sie den Aufwand dafür senkt. In Verbindung mit der Nutzung von MICROSOFT Teams als Telefonanlage ist auch dieser Teil der Kanzleiarbeit digital und mobil nutzbar. So können Ihre Mitarbeiter effektiv auch mobil und im Home Office arbeiten. Nehmen Sie für die Anpassung Ihrer Telefonanlage gerne direkt Kontakt zu uns auf per Mail an vertrieb@michgehl.de.
RA-MICRO P-Version
Bei vielen Aspekten der digitalen und mobilen Kanzleiarbeit spielt die Geschwindigkeit von RA-MICRO eine große Rolle. Hierbei ist RA-MICRO ein Durchbruch gelungen: Die neue RA-MICRO P-Version kommt ohne Turbo Virtual Machine aus, die einst nach MICROSOFT Systemänderungen eingeführt wurde und zu zahlreichen Problemen führte.- Ausgangslage: RA-MICRO ist langsam und hängt sich auf- Ursache: Komplexitätstreiber Turbo Virtual Machine- Lösung: Kostengünstiger Umstieg auf RA-MICRO P-VersionWir haben mittlerweile bei über 100 Kanzleien die Umstellung auf die P-Version vorgenommen und konnten durchgehend deutliche Leistungssteigerungen erreichen, die uns in ihrem Ausmaß selbst überrascht haben. Daher können wir den Umstieg mit voller Überzeugung empfehlen, wenn Sie eine Steigerung der RA-MICRO-Geschwindigkeit wünschen.Mittlerweile wird die Umstellung auf die P-Version automatisch durchgeführt, sobald Sie den ersten Rechner manuell umgestellt haben. Sollten Sie Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Senden Sie einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.
MICROSOFT 365 – viel mehr als nur Word und Outlook
In vielen größeren Unternehmen ist es mittlerweile zum Standard geworden und auch bei Anwaltskanzleien steht es Umfragen zufolge ganz oben auf der Liste der kommenden IT-Umstellungen: MICROSOFT 365 ist der neue Standard, wenn es um Office-Anwendungen und Zusammenarbeit geht. Dabei geht es um viel mehr als Word, Excel und Outlook – ein ganzes Arsenal von bestens vernetzten Produktivitäts-Apps steht zur Verfügung, um die Arbeit in Unternehmen, und eben auch in Anwaltskanzleien, zu verändern – ja vermutlich sogar zu revolutionieren.
Eine ganze Zeit lang wurde die Einführung in Anwaltskanzleien und Notariaten durch die Kammern verhindert oder hinausgezögert. Die zugrundeliegenden Datenschutzfragen wurden allerdings in der Zwischenzeit von MICROSOFT gründlich überarbeitet. So schreibt selbst die BRAK in ihren Hinweisen zum Umgang mit MICROSOFT 365: „Gegenwärtig sind der BRAK keine konkreten aufsichtsbehördlichen Beanstandungen des Einsatzes von Microsoft 365 in Rechtsanwaltskanzleien bekannt“. Aus naheliegenden Gründen erfolgt allerdings keine pauschale Empfehlung der neuen Anwendungen. Auf die IT-Sicherheit wird in diesem Text noch eingegangen. Grundsätzlich sei jedoch angemerkt: Auch in MICROSOFT 365 lassen sich Outlook, Word und Excel lokal installieren und auch die Dateien ausschließlich lokal speichern.
Um das darüberhinausgehende Potential voll auszuschöpfen, ist jedoch die Online-Speicherung von Daten sinnvoll.Ein wesentlicher Vorteil von MICROSOFT 365 ist die verteilte Nutzung über verschiedene Geräte hinweg. Bis zu 5 Devices lassen sich pro Benutzerlizenz verknüpfen, sodass die Bearbeitung am Kanzleiarbeitsplatz, Home-Office-Arbeitsplatz, auf dem Notebook, am Smartphone und einem Tablet möglich ist – und das sogar gleichzeitig.Mit der Umstellung auf M365 erhalten Sie über OneDrive die Möglichkeit Dokumente/Entwürfe etc. gemeinsam mit Ihrem Mandanten zu bearbeiten bzw. direkt zu teilen und entlasten damit Ihre Arbeitsweise.
Der häufigste Grund, über eine Umstellung auf MICROSOFT 365 nachzudenken, ist die Verwendung von Teams. Viele Kanzleien möchten selbst Videokonferenzen anlegen und verwalten und dafür den marktführenden Standard nutzen: Teams. Dabei sind Videokonferenzen nur ein Anwendungsfall. Teams beinhaltet eine komplette Plattform für die Kanzleikommunikation nach innen und außen. Es werden Gruppen von Mitarbeitern oder Teilnehmern erstellt (Teams halt), die chatten, protokollieren, Dateien teilen oder gemeinsam Dokumente bearbeiten können – und eben auch Videokonferenzen durchführen können. Diese Teams sind in der Regel die Ausgangsbasis, um auf weitere Apps zuzugreifen.Gerne beraten wir Sie und unterstützen Sie bei der Umstellung auf MICROSOFT 365. Senden Sie einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de. Weiterführende Informationen finden Sie auch in diesem umfassenden Beitrag.
Deutsches Anwaltsrechenzentrum
Einer der wichtigsten Punkte für alle vorgenannten Maßnahmen ist eine mobile und verfügbare IT-Infrastruktur. Die beste Lösung, um das zu erreichen, ist die Auslagerung der Kanzlei-IT in ein Rechenzentrum. Wir sprechen hier gerne von „artgerechter Haltung“, denn in einem Rechenzentrum werden Rahmenbedingungen zur Verfügung gestellt, die sich in der Kanzlei nicht umsetzen lassen: 24/7 Zutrittskontrolle, Argon-Gaslöschanlage, redundante Strom- und Datenleitungen und sehr viel mehr. Zudem spart die Auslagerung Aufwand in der Kanzlei. Der Betreiber des Rechenzentrums übernimmt die Verantwortung für Verfügbarkeit und Sicherheit. Die Anwendungen werden automatisch auf dem neusten Stand gehalten und es entfällt der regelmäßige Beschaffungsprozess neuer Server.
Die Auswahl eines geeigneten Rechenzentrums sollte jedoch die besonderen Anforderungen einer Anwaltskanzlei berücksichtigen. So ist das Deutsche Anwaltsrechenzentrum der einzige Anbieter bundesweit, der eigene Server in einem Rechenzentrum ausschließlich für Berufsträger betreibt. Einen Leitfaden zur Anbieterauswahl für ein Rechenzentrum finden Sie hier. Gerne beraten wir Sie zur Auslagerung der Kanzlei-IT und stellen Ihnen die Möglichkeiten der Umsetzung persönlich vor. Senden Sie hierzu einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.
Digitalisierung? Aber sicher! – Der zwölfte Punkt, der keiner ist
Bei allem Nutzen, den die digitale Arbeitsweise stiften kann, darf ein Punkt einfach nicht unerwähnt bleiben: Die Gefahr durch Cyberangriffe und Systemausfälle steigt. Bei konsequenter Absicherung jedoch lassen sich die größten Risiken minimieren. Lesen Sie hierzu einen ausführlichen Blogbeitrag der Risiken und Gegenmaßnahmen.
Fazit: Mit Digitalisierung und Mobilität gegen den Personalmangel
Wir haben mittlerweile hunderte Kanzleien bei der Digitalisierung begleitet. Die einhellige Rückmeldung lautet: Es kam kurzfristig zu etwas Mehraufwand, aber der hat im Anschluss nachhaltig zu deutlicher Arbeitsersparnis geführt. Wenn Sie also momentan in der Kanzlei einen verstärkten Druck durch Personalmangel verspüren sollten, können wir Ihnen aus vollem Herzen die Umsetzung der obenstehenden 12 Punkte empfehlen. Gerne ermitteln wir in einem persönlichen Beratungsgespräch Ihren aktuellen Status und entwickeln eine Maßnahmenliste, um dem Personalmangel effektiv zu begegnen. Senden Sie bei Interesse einfach eine Mail an vertrieb@michgehl.de.
Wir freuen uns, Sie zu begleiten.