Online-Mandatsaufnahme: Digital, automatisiert und weniger personalintensiv
Die Alternative liegt auf der Hand: Eine digitale Mandatsaufnahme, die Abläufe automatisiert und mit deutlich weniger Personal oder sogar ohne auskommt. Der Mandant besucht die Kanzlei-Webseite und kann direkt online einen Termin auswählen, da der Kalender des betreffenden Berufsträgers verknüpft ist. Im Anschluss kann je nach Prozess die Buchung bestätigt oder abgelehnt werden. Der Mandant erhält im Anschluss eine Terminbestätigung mit der Bitte, seine Daten in den Online-Mandantenfragebogen einzutragen, sodass die Daten bereits vorliegen, wenn er zum ersten Mal die Kanzlei betritt. Sollte das noch nicht erledigt sein, erhält der Mandant ein Tablet oder kann mit seinem Smartphone via QR-Code das Formular ausfüllen. Die Vollmacht, Datenschutzerklärung etc. werden direkt nach der Dateneingabe erstellt und übergeben oder versendet.
Aus Sicht der Kanzlei sieht das Ganze so aus: Die Terminanfrage trifft ein und wird entweder automatisch oder nach händischer Freigabe bestätigt. Die Formulardaten aus dem Online-Mandantenfragebogen werden ausgelesen und es wird mit wenigen Klicks eine neue Adresse angelegt, eine bestehende aktualisiert oder ausgewählt. Die Vollmacht und weitere Dokumente werden vollautomatisch mit den Mandantendaten erstellt und versendet.
Natürlich können noch viele weitere Prozesse in der Anwaltskanzlei automatisiert werden: Die Aktenanlage, Dokumente und Verträge mit Daten aus der Akte, Massenverfahren und vieles mehr. Der Online-Mandantenfragebogen ist jedoch ein guter erster Schritt, um Mandanten und Mitarbeitern zu signalisieren: Wir gehen den Weg der Digitalisierung weiter und automatisieren unsere Abläufe. Für die meisten Kanzleien stellt sich aufgrund des Fachkräftemangels ohnehin nicht die Frage, ob sie das machen, sondern wann sie damit anfangen.
Machen Sie den ersten Schritt auf dem Weg zur Kanzlei-Automatisierung und nutzen Sie den Online-Mandantenfragebogen. Weitere Informationen und Buchung im Michgehl-Shop…